Lizenzen

Das Lizenz-Modul führt alle Software-Lizenzen zusammen — automatisch synchronisiert aus Microsoft 365, Google Workspace und Adobe Creative Cloud, manuell erfasst für alles andere. Der Reiter Gesamt konsolidiert alle Quellen zu einer Kostensicht.

Die Reiter

Reiter	Inhalt
Gesamt	Alle Lizenzen aller Quellen: Quelle, Lizenz, Hersteller, Gekauft/Zugewiesen/Frei, Preis/Monat, Kosten/Monat, Kostenstelle, Applikation, Vertrag — plus Kosten je Quelle
Microsoft 365	Sync-Dashboard mit SKUs, lizenzierten Benutzern und Kostenstellen-Zuordnung
Google Workspace	wie Microsoft 365, für Google
Adobe Creative Cloud	Sync-Dashboard mit Produktprofilen, lizenzierten Benutzern und Kostenstellen-Zuordnung
Manuell	Lizenzen ohne Integration — Atlassian, Kauflizenzen …

Microsoft 365 verbinden (Administrator)

Das benötigen Sie

• Eine App-Registrierung in Microsoft Entra ID mit der Anwendungsberechtigung Directory.Read.All (Microsoft Graph) und erteilter Administratorzustimmung
• Daraus: Verzeichnis-ID (Mandant), Anwendungs-ID (Client) und ein Client-Secret

So richten Sie die Verbindung ein

1. Öffnen Sie Administration → Integrationen → Microsoft 365 — der Assistent enthält eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die App-Registrierung.
2. Tragen Sie Verzeichnis-ID, Anwendungs-ID und Client-Secret ein.
3. Wählen Sie das Attribut für die Kostenstellen-Zuordnung (z. B. Abteilung, Büro/Standort, Firma): Über den Wert dieses Entra-Benutzerattributs ordnet Contrixt lizenzierte Benutzer den Kostenstellen zu.
4. Speichern Sie — Contrixt prüft dabei die Verbindung zu Microsoft Graph — und klicken Sie Jetzt synchronisieren.

So prüfen Sie, ob alles läuft

Nach dem ersten Sync zeigt der Reiter Microsoft 365 die Lizenzen (SKUs), die lizenzierten Benutzer und den letzten Sync-Zeitpunkt. Danach gleicht Contrixt täglich automatisch ab; mit Jetzt synchronisieren stoßen Sie den Abgleich jederzeit manuell an.

Kostenlose Lizenzen (Free-, Trial- und Viral-SKUs wie z. B. „Power Automate Free“) werden beim Sync automatisch übersprungen, damit sie die Übersicht nicht unnötig aufblähen.

Preise pflegen

Microsoft liefert keine Preise — tragen Sie den Preis/Monat je SKU einmalig ein (Ihre Einkaufskonditionen). Daraus berechnet Contrixt Kosten/Monat, Kosten je Kostenstelle und das Einsparpotenzial.

Kostenstellen-Zuordnung

Benutzer werden über den Wert des Mapping-Attributs zugeordnet: Sie hinterlegen Regeln wie „Abteilung = IT-Operations → Kostenstelle IT-1000“. Noch nicht zugeordnete Werte zeigt das Dashboard prominent an, damit keine Kosten „herrenlos“ bleiben.

Google Workspace verbinden (Administrator)

Das benötigen Sie

• Einen Service-Account mit domänenweiter Delegation (Scopes: Admin SDK Directory readonly, License Manager readonly)
• Einen Admin-Benutzer zur Impersonation und die Customer-ID

So richten Sie die Verbindung ein

Im Assistenten unter Administration → Integrationen → Google Workspace hinterlegen Sie Customer-ID, Admin-E-Mail und den Service-Account-JSON-Schlüssel, wählen das Mapping-Attribut (z. B. Organisationseinheit, Abteilung, Kostenstelle) und speichern. Verbindungsprüfung, erster Sync und tägliche Aktualisierung laufen wie bei Microsoft 365.

Gekaufte Kontingente

Google liefert keine Kaufkontingente — „Gekauft“ entspricht dort der Anzahl zugewiesener Lizenzen. Preise pflegen Sie wie bei Microsoft je SKU.

Adobe Creative Cloud verbinden (Administrator)

Das benötigen Sie

• Zugang zur Adobe Developer Console Ihrer Organisation
• Ein Projekt mit der User Management API und einem Server-to-Server-Credential
• Daraus: Organisations-ID (Endung @AdobeOrg), Client-ID und Client Secret

So richten Sie die Verbindung ein

1. Legen Sie in der Adobe Developer Console ein Projekt an und fügen Sie diesem die User Management API mit einem Server-to-Server-Credential hinzu.
2. Öffnen Sie Administration → Integrationen → Adobe Creative Cloud und tragen Sie Organisations-ID, Client-ID und Client Secret ein.
3. Wählen Sie das Attribut für die Kostenstellen-Zuordnung (Adobe-Benutzergruppe oder Land).
4. Speichern Sie — Contrixt prüft dabei die Verbindung — und klicken Sie Jetzt synchronisieren.

So prüfen Sie, ob alles läuft

Nach dem ersten Sync zeigt der Reiter Adobe Creative Cloud die Produktprofile als Lizenzen (mit Kontingent und Belegung) sowie die Benutzer mit ihren zugewiesenen Profilen. Danach gleicht Contrixt täglich automatisch ab.

Preise pflegen

Adobe liefert keine Preise — tragen Sie den Preis/Monat je Produktprofil einmalig ein. Daraus berechnet Contrixt Kosten/Monat, Kosten je Kostenstelle und das Einsparpotenzial.

Kostenstellen-Zuordnung

Benutzer werden über Adobe-Benutzergruppe oder Land den Kostenstellen zugeordnet — analog zu Microsoft 365 und Google Workspace. Auch für Adobe Creative Cloud lässt sich die automatische Monatsbuchung aktivieren (siehe unten).

Manuelle Lizenzen

Im Reiter Manuell erfassen Sie Lizenzen ohne Integration:

• Lizenz (Name) und Hersteller (z. B. Atlassian)
• Gekaufte und zugewiesene Einheiten sowie der Preis/Monat
• Kostenstelle, Applikation und Vertrag — direkt an der Lizenz

Bearbeitung und Löschung erfolgen inline in der Tabelle. Über die Applikations-Zuordnung fließen die Kosten automatisch in die Applikationskostenstruktur.

Vertragsbasis

Jede Lizenz — synchronisiert oder manuell — lässt sich einem Vertrag zuordnen. So ist dokumentiert, auf welcher vertraglichen Grundlage jede Lizenz existiert; der Reiter Gesamt zeigt die Spalte Vertrag über alle Quellen.

Einsparpotenzial

Gekaufte, aber nicht zugewiesene Lizenzen mit gepflegtem Preis ergeben das Einsparpotenzial / Monat — prominent als KPI. Der schnellste Weg, Lizenzkosten zu senken: freie Lizenzen abbestellen statt neue kaufen.

Optimierungspotenzial

Zusätzlich zur einfachen Kennzahl „ungenutzt gekauft“ analysiert Contrixt jede synchronisierte Lizenz auf drei Befundarten:

• Ungenutzt — gekauft, aber niemandem zugewiesen.
• Inaktiv — zugewiesen an Benutzer ohne Anmeldung seit mindestens 90 Tagen.
• Deaktivierte Konten — zugewiesen an gesperrte oder deaktivierte Benutzerkonten.

Die Karte Optimierungspotenzial im Reiter Gesamt zeigt das Einsparpotenzial pro Monat und Jahr sowie je betroffener Lizenz die Anzahl ungenutzter, inaktiver und deaktivierter Zuweisungen. Inaktive und deaktivierte Nutzer lassen sich aufklappen, um Name, Benutzername und letzte Anmeldung (oder „nie“) einzusehen.

Anmeldedaten bei Microsoft 365

Um inaktive Benutzer zu erkennen, benötigt die App-Registrierung zusätzlich zur Berechtigung Directory.Read.All auch AuditLog.Read.All (Microsoft Graph, mit Administratorzustimmung). Ohne diese Berechtigung zeigt Contrixt für Microsoft 365 nur die Bestandsbefunde — ungenutzt und deaktiviert, keine Inaktivitätsauswertung.

Die Empfehlung ist eine Entscheidungsgrundlage, keine automatische Kündigung — Sie entscheiden je Lizenz, ob und wann Sie ungenutzte, inaktive oder deaktivierten Konten zugewiesene Lizenzen aufheben.

Automatische Monatsbuchung

Administratoren können je Integration festlegen, dass die Lizenzkosten automatisch zum Monatsletzten als Ist-Buchungen erfasst werden — je Kostenstelle entsprechend der Benutzer-Zuordnung. Aktivieren Sie dazu auf dem Provider-Tab die Karte Automatische Monatsbuchung und wählen Sie die Kategorie für die Buchungen; optional eine Kostenstelle für nicht zugeordnete Benutzer. Die Buchungen erscheinen unter Buchungen mit der Quelle Lizenz.