Licences
Le module licences réunit toutes les licences logicielles — synchronisées automatiquement depuis Microsoft 365, Google Workspace et Adobe Creative Cloud, saisies manuellement pour tout le reste. L'onglet Vue d'ensemble consolide toutes les sources en une vue de coûts unique.
Les onglets
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Vue d'ensemble | Toutes les licences, toutes sources confondues : source, licence, fournisseur, achetées/affectées/libres, prix/mois, coût/mois, centre de coûts, application, contrat — ainsi que le coût par source |
| Microsoft 365 | Tableau de bord de synchronisation avec les SKUs, les utilisateurs sous licence et le mapping des centres de coûts |
| Google Workspace | identique à Microsoft 365, pour Google |
| Adobe Creative Cloud | Tableau de bord de synchronisation avec les profils produit, les utilisateurs sous licence et le mapping des centres de coûts |
| Manuel | Licences sans intégration — Atlassian, licences perpétuelles… |
Connecter Microsoft 365 (administrateur)
Ce dont vous avez besoin
- Une inscription d'application dans Microsoft Entra ID avec l'autorisation d'application
Directory.Read.All(Microsoft Graph) et le consentement administrateur accordé - À partir de là : l'ID d'annuaire (locataire), l'ID d'application (client) et une clé secrète client
Comment établir la connexion
- Ouvrez Administration → Intégrations → Microsoft 365 — l'assistant vous guide pas à pas pour l'inscription d'application.
- Saisissez l'ID d'annuaire, l'ID d'application et la clé secrète client.
- Choisissez l'attribut de mapping des centres de coûts (par exemple le service, le site ou le nom de l'entreprise) : Contrixt utilise la valeur de cet attribut utilisateur Entra pour affecter les utilisateurs sous licence aux centres de coûts.
- Enregistrez — Contrixt vérifie la connexion à Microsoft Graph — puis cliquez sur Synchroniser maintenant.
Comment vérifier que tout fonctionne
Après la première synchronisation, l'onglet Microsoft 365 affiche les licences (SKUs), les utilisateurs sous licence et l'heure de la dernière synchronisation. Ensuite, Contrixt actualise automatiquement les données chaque jour ; Synchroniser maintenant déclenche à tout moment une actualisation manuelle.
Les licences gratuites (SKUs Free, Trial et Viral, par exemple « Power Automate Free ») sont automatiquement ignorées lors de la synchronisation afin de ne pas surcharger la vue d'ensemble.
Maintenir les prix
Microsoft ne fournit pas les prix — saisissez une fois le prix/mois par SKU (selon vos conditions d'achat). Contrixt en déduit le coût/mois, le coût par centre de coûts et le potentiel d'économies.
Mapping des centres de coûts
Les utilisateurs sont affectés via la valeur de l'attribut de mapping : vous définissez des règles telles que « service = IT Operations → centre de coûts IT-1000 ». Les valeurs non encore mappées sont mises en évidence sur le tableau de bord afin qu'aucun coût ne reste orphelin.
Connecter Google Workspace (administrateur)
Ce dont vous avez besoin
- Un compte de service avec délégation à l'échelle du domaine (portées : Admin SDK Directory readonly, License Manager readonly)
- Un utilisateur administrateur pour l'usurpation d'identité et l'ID client
Comment établir la connexion
Dans l'assistant sous Administration → Intégrations → Google Workspace, saisissez l'ID client, l'e-mail administrateur et la clé JSON du compte de service, choisissez l'attribut de mapping (par exemple l'unité organisationnelle, le service ou le centre de coûts) et enregistrez. La vérification de la connexion, la première synchronisation et l'actualisation quotidienne fonctionnent comme pour Microsoft 365.
Quantités achetées
Google ne fournit pas les quantités achetées — le nombre « acheté » correspond au nombre de licences affectées. Les prix sont maintenus par SKU, comme pour Microsoft.
Connecter Adobe Creative Cloud (administrateur)
Ce dont vous avez besoin
- L'accès à la Adobe Developer Console de votre organisation
- Un projet doté de la User Management API et d'un identifiant Server-to-Server
- À partir de là : l'ID d'organisation (se terminant par
@AdobeOrg), l'ID client et un secret client
Comment établir la connexion
- Dans la Adobe Developer Console, créez un projet et ajoutez-lui la User Management API avec un identifiant Server-to-Server.
- Ouvrez Administration → Intégrations → Adobe Creative Cloud et saisissez l'ID d'organisation, l'ID client et le secret client.
- Choisissez l'attribut de mapping des centres de coûts (groupe d'utilisateurs Adobe ou pays).
- Enregistrez — Contrixt vérifie la connexion — puis cliquez sur Synchroniser maintenant.
Comment vérifier que tout fonctionne
Après la première synchronisation, l'onglet Adobe Creative Cloud affiche les profils produit sous forme de licences (avec quota et utilisation) ainsi que les utilisateurs et leurs profils affectés. Ensuite, Contrixt actualise automatiquement les données chaque jour.
Maintenir les prix
Adobe ne fournit pas les prix — saisissez une fois le prix/mois par profil produit. Contrixt en déduit le coût/mois, le coût par centre de coûts et le potentiel d'économies.
Mapping des centres de coûts
Les utilisateurs sont affectés aux centres de coûts via leur groupe d'utilisateurs Adobe ou leur pays — comme pour Microsoft 365 et Google Workspace. L'écriture mensuelle automatique peut également être activée pour Adobe Creative Cloud (voir ci-dessous).
Licences manuelles
Dans l'onglet Manuel, vous enregistrez les licences sans intégration :
- Licence (nom) et fournisseur (par exemple Atlassian)
- Unités achetées et affectées, ainsi que le prix/mois
- Centre de coûts, application et contrat — directement sur la licence
L'édition et la suppression se font directement dans le tableau. Grâce à l'affectation à une application, les coûts s'intègrent automatiquement à la structure de coûts de l'application.
Fondement contractuel
Chaque licence — synchronisée ou manuelle — peut être rattachée à un contrat. Cela documente le fondement contractuel de chaque licence ; l'onglet Vue d'ensemble affiche la colonne contrat pour toutes les sources.
Potentiel d'économies
Les licences achetées mais non affectées, dont le prix est renseigné, génèrent le potentiel d'économies / mois — un indicateur clé mis en avant. Le moyen le plus rapide de réduire les coûts de licences : résilier les licences libres plutôt que d'en acheter de nouvelles.
Potentiel d'optimisation
Au-delà du simple indicateur « achetées inutilisées », Contrixt analyse chaque licence synchronisée selon trois types de constats :
- Inutilisée — achetée mais attribuée à personne.
- Inactive — attribuée à des utilisateurs sans connexion depuis au moins 90 jours.
- Comptes désactivés — attribuée à des comptes utilisateurs verrouillés ou désactivés.
La carte Potentiel d'optimisation de l'onglet Vue d'ensemble affiche le potentiel d'économies par mois et par an, ainsi que, pour chaque licence concernée, le nombre d'attributions inutilisées, inactives et désactivées. Les utilisateurs inactifs et désactivés peuvent être développés pour afficher le nom, l'identifiant et la dernière connexion (ou « jamais »).
Données de connexion pour Microsoft 365
Pour détecter les utilisateurs inactifs, l'inscription d'application nécessite l'autorisation AuditLog.Read.All (Microsoft Graph, avec consentement administrateur) en plus de Directory.Read.All. Sans cette autorisation, Contrixt n'affiche que les constats d'inventaire pour Microsoft 365 — inutilisées et désactivées, sans analyse d'inactivité.
La recommandation constitue une aide à la décision, pas une résiliation automatique — vous décidez, licence par licence, s'il faut et quand libérer les attributions inutilisées, inactives ou liées à des comptes désactivés.
Écriture mensuelle automatique
Les administrateurs peuvent configurer chaque intégration pour enregistrer automatiquement les coûts de licences le dernier jour du mois en tant qu'écritures réelles — par centre de coûts, selon l'affectation des utilisateurs. Activez la carte Écriture mensuelle automatique sur l'onglet du fournisseur et choisissez la catégorie des écritures ; en option, un centre de coûts pour les utilisateurs non affectés. Ces écritures apparaissent sous Écritures avec la source Licence.