Contrats & radar de résiliation

Le dossier contractuel numérique regroupe tous les contrats IT avec leurs échéances, délais, coûts et documents en un seul endroit — et le radar de résiliation garantit qu'aucun contrat ne se renouvelle plus jamais sans que vous vous en aperceviez.

Assistant de contrat (pré-remplissage PDF)

Lors de la création ou de la modification d'un contrat, la carte « Pré-remplir le contrat à partir d'un PDF » apparaît au-dessus du formulaire : sélectionnez le PDF du contrat et cliquez sur Analyser. Contrixt lit le fichier côté serveur et reporte automatiquement les valeurs reconnues dans le formulaire :

• Numéro de contrat
• Début et fin de contrat
• Délai de préavis (jours)
• Montant et périodicité de facturation (mensuelle, trimestrielle, annuelle)

Seuls les champs vides ou encore inchangés sont complétés — les valeurs déjà saisies par vous ou différentes restent intactes. Une fois l'analyse terminée, la carte indique quels champs ont été renseignés.

PDF scannés

Si le fichier ne contient pas de couche de texte (par exemple un document scanné), l'assistant le signale — les champs doivent alors être renseignés manuellement comme d'habitude.

Enregistrer un contrat

Un contrat comprend notamment :

• Le nom du contrat et le fournisseur / partenaire (obligatoire) — sélectionné parmi les fournisseurs ou saisi en texte libre ; en option, un numéro de contrat
• Le centre de coûts et la catégorie (pour le rattachement budgétaire contractuel)
• Le début et la fin de contrat (vide = durée indéterminée), le délai de préavis en jours, le renouvellement automatique et la durée de renouvellement en mois
• Le montant, la périodicité de facturation (mensuelle, trimestrielle, annuelle, ponctuelle) et, en option, la hausse de prix annuelle (%)
• En option, l'application associée et un responsable

Devises étrangères

Les contrats peuvent également être saisis en devise étrangère — par exemple USD, GBP ou CHF. Choisissez dans le formulaire de contrat, à côté du champ montant, la devise souhaitée ; le montant reste conservé dans sa valeur d'origine et est en plus converti chaque jour au taux de référence BCE dans la devise de votre compte. La matrice budgétaire, les prévisions et la refacturation calculent toujours avec la valeur convertie, tandis que la liste et le dossier contractuel affichent en plus, en cas de devise différente, le montant d'origine entre parenthèses.

Le radar de résiliation

À partir de la fin de la durée, du délai de préavis et du renouvellement automatique, Contrixt calcule la dernière date de résiliation possible — et alerte par paliers :

1. Indicateur dans la liste et le tableau de bord (vert → jaune → rouge)
2. Notification aux approbateurs et aux responsables de contrat lorsque l'échéance entre dans la zone critique (in-app + e-mail)
3. Marqueur « Échéance manquée » une fois la date dépassée — le contrat se renouvelle pour la durée convenue

Flux calendaire (iCal)

Sous Contrats → Échéances en iCal, vous exportez toutes les dates de résiliation sous forme de flux calendaire — abonnable dans Outlook ou tout autre calendrier. Les échéances y apparaissent automatiquement.

Documenter les décisions de renouvellement

Lorsqu'une échéance approche, enregistrez la décision directement sur le contrat : Renouveler, Renégocier ou Résilier — chacune avec un motif optionnel. La décision est documentée avec la date et l'utilisateur, et Résilier fait passer le contrat au statut résilié — le dossier contractuel reste complet.

Documents

Cliquer sur le nom d'un contrat dans la liste ouvre le dossier contractuel. Vous y téléversez les documents propres à chaque contrat (PDF, PNG ou JPEG, 10 Mo max.) — contrats, devis, confirmations de résiliation. Les fichiers sont stockés chiffrés — avec la clé de votre locataire (voir Chiffrement).

Impact sur les coûts

• Le montant du contrat est intégré (ramené sur une base mensuelle) à la matrice budgétaire et aux prévisions en tant que dépense engagée par contrat.
• Si le contrat est associé à une application, il apparaît dans sa structure de coûts.
• Les licences peuvent être rattachées à leur contrat — ce qui documente le fondement contractuel de chaque licence.

Écriture automatique

Inutile de saisir manuellement les coûts contractuels récurrents : activez Enregistrer automatiquement sur le contrat et choisissez la date de référence de la première écriture. Contrixt enregistre alors automatiquement le montant selon la périodicité de facturation (mensuelle, trimestrielle, annuelle — une seule fois pour les contrats ponctuels) en tant qu'écriture réelle sur le centre de coûts et la catégorie du contrat. Ces écritures apparaissent sous Écritures avec la source Contrat et le nom du contrat.

Date de référence flexible

Si la date de référence tombe sur un jour que le mois ne comporte pas (par exemple le 31), Contrixt enregistre l'écriture le dernier jour de ce mois — puis revient à la date de référence choisie le mois suivant. Les dates manquées sont automatiquement rattrapées lors de l'exécution suivante.