Workflow d'approbation

Sous Administration → Paramètres → Approbations, vous configurez la manière dont les demandes budgétaires, les commandes et les investissements sont approuvés au sein de votre organisation — d'une approbation simple à un processus à plusieurs niveaux pour les montants importants.

Étapes d'approbation pour les demandes budgétaires

Sans configuration, l'approbation simple s'applique : les administrateurs et les responsables du contrôle de gestion statuent sur chaque demande. Les organisations plus importantes définissent des étapes d'approbation avec des seuils de montant :

1. Ouvrez Administration → Paramètres → Approbations → Étapes d'approbation pour les demandes budgétaires.
2. Pour chaque étape, ajoutez : à partir de quel montant elle s'applique et qui approuve — les administrateurs, le contrôle de gestion, le responsable de budget de la cellule budgétaire concernée, ou un utilisateur spécifique.
3. Une demande traverse chaque étape dont le seuil de montant est atteint — dans l'ordre défini.

Exemple : étape 1 (à partir de 0 €) → contrôle de gestion, étape 2 (à partir de 10 000 €) → administrateurs. Une demande de 5 000 € ne nécessite que l'approbation du contrôle de gestion ; une demande de 15 000 € nécessite les deux — d'abord le contrôle de gestion, puis l'administration.

Les demandeurs voient toujours à quelle étape se trouve leur demande (étape x/y) et qui doit statuer. Les approbateurs responsables sont notifiés automatiquement à chaque étape — dans l'application et par e-mail.

L'approbateur « contrôle de gestion » a besoin d'un titulaire actif

Une étape d'approbation avec pour approbateur le contrôle de gestion ne peut être créée que si au moins un utilisateur actif porte ce rôle. Si une étape déjà configurée perd ensuite son dernier titulaire actif — par exemple parce que la personne responsable a été désactivée —, les administrateurs prennent automatiquement le relais en tant qu'approbateurs. Une demande ne reste ainsi jamais bloquée sans solution.

Interaction avec l'approbation automatique et le principe des quatre yeux

L'approbation automatique (les montants inférieurs à la limite sont approuvés immédiatement) et le principe des quatre yeux issus des paramètres continuent de s'appliquer. Avec les quatre yeux activés, un même utilisateur ne peut en outre pas statuer sur deux étapes d'une même demande. Si un seul utilisateur travaille actuellement dans votre organisation, le principe des quatre yeux ne peut naturellement pas être respecté — ses propres demandes ne peuvent alors pas être approuvées. Invitez un second approbateur ou désactivez le principe des quatre yeux dans les paramètres ; tant que cette situation persiste, la page des demandes l'indique automatiquement.

Exigence d'approbation pour les commandes et investissements

Vous pouvez définir, en option, des seuils de montant à partir desquels les nouvelles commandes et investissements nécessitent l'approbation d'un administrateur ou d'un responsable du contrôle de gestion :

• Tant qu'elle n'est pas approuvée, l'entrée affiche le statut En attente d'approbation.
• Les commandes non approuvées ne sont pas encore comptabilisées dans le budget en tant qu'engagement et ne peuvent pas être marquées comme payées.
• Pour les investissements, l'automatisation de l'amortissement ne démarre qu'après approbation ; les investissements refusés ne sont jamais comptabilisés.
• Des champs vides signifient : aucune approbation requise.

Traçabilité

Chaque décision d'étape est enregistrée avec le décideur, l'horodatage et une note facultative — visible directement sur la demande et dans le journal d'audit.