Flujo de aprobación
En Administración → Configuración → Aprobaciones configura cómo se aprueban las solicitudes de presupuesto, los pedidos y las inversiones en su organización — desde una aprobación simple hasta un proceso de varias etapas para importes elevados.
Etapas de aprobación para solicitudes de presupuesto
Sin ninguna configuración, se aplica la aprobación simple: los administradores y el personal de Controlling deciden sobre cada solicitud. Las organizaciones más grandes definen etapas de aprobación con umbrales de importe:
- Abra Administración → Configuración → Aprobaciones → Etapas de aprobación para solicitudes de presupuesto.
- Para cada etapa, añada: a partir de qué importe se aplica y quién aprueba — administradores, Controlling, el responsable de presupuesto de la celda de presupuesto afectada, o un usuario concreto.
- Una solicitud pasa por todas las etapas cuyo umbral de importe alcance — en el orden indicado.
Ejemplo: etapa 1 (desde 0 €) → Controlling, etapa 2 (desde 10.000 €) → administradores. Una solicitud de 5.000 € solo necesita la aprobación de Controlling; una solicitud de 15.000 € necesita ambas — primero Controlling y después administración.
Quien solicita ve siempre en qué etapa se encuentra su solicitud (etapa x/y) y a quién le corresponde decidir en ese momento. Los responsables de la aprobación reciben una notificación automática en cada etapa — dentro de la aplicación y por correo electrónico.
El aprobador "Controlling" necesita un titular activo
Una etapa de aprobación con aprobador Controlling solo puede crearse si al menos un usuario activo tiene ese rol. Si una etapa ya configurada pierde después a su último titular activo — por ejemplo, porque la persona responsable fue desactivada —, los administradores asumen automáticamente el papel de aprobadores. Así, una solicitud nunca se queda bloqueada sin nadie que pueda decidir.
Interacción con la aprobación automática y el principio de doble verificación
La aprobación automática (los importes por debajo del límite se aprueban de inmediato) y el principio de doble verificación de la configuración siguen aplicándose. Con el principio de doble verificación activado, un mismo usuario tampoco puede decidir sobre dos etapas de la misma solicitud. Si en su organización trabaja actualmente un solo usuario, el principio de doble verificación no puede cumplirse de forma natural — sus propias solicitudes no podrán aprobarse. Invite a un segundo aprobador o desactive el principio de doble verificación en la configuración; mientras dure esta situación, la propia página de solicitudes lo indica automáticamente.
Requisito de aprobación para pedidos e inversiones
De forma opcional, establezca umbrales de importe a partir de los cuales los nuevos pedidos e inversiones requieran la aprobación de un administrador o de Controlling:
- Hasta que se apruebe, la entrada muestra el estado Pendiente de aprobación.
- Los pedidos no aprobados todavía no comprometen presupuesto como gasto comprometido y no se pueden marcar como pagados.
- En el caso de las inversiones, la automatización de la amortización solo se inicia tras la aprobación; las inversiones rechazadas nunca se registran.
- Los campos vacíos significan: no se requiere aprobación.
Trazabilidad
Cada decisión de etapa se registra con quien decide, la marca de tiempo y una nota opcional — visible directamente en la solicitud y en el registro de auditoría.