Presupuestos y previsión
El módulo de presupuestos muestra los costes de plan, real, compromiso y vinculado a contrato por centro de coste × categoría en una única matriz, siempre para un ejercicio.
Términos clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Plan | El importe anual planificado de una celda del presupuesto |
| Real | Suma de los costes registrados (registros) |
| Compromiso | Importes pedidos pero aún no facturados (pedidos) |
| Vinculado | Real + compromiso |
| Vinculado a contrato | La parte fijada mediante los contratos asignados |
Ejercicios y categorías
Los ejercicios y las categorías de presupuesto (p. ej., Software y licencias, Servicios en la nube, Hardware, Mantenimiento y soporte) los gestiona un administrador en Administración → Configuración. Siempre hay exactamente un ejercicio activo; todas las páginas lo utilizan de forma predeterminada.
Planificar un presupuesto
- Abra Presupuestos y seleccione el ejercicio.
- Introduzca el importe planificado por centro de coste y categoría.
- Opcionalmente, añada una nota y un responsable: el responsable se encarga del presupuesto, decide sobre las solicitudes de presupuesto y recibe notificaciones cuando se alcanzan los umbrales de aviso.
- La matriz muestra de inmediato el grado de ejecución y el presupuesto restante.
Indicadores de ejecución y umbrales de aviso
Cada celda incluye un indicador: verde (dentro de lo planificado), amarillo (umbral de aviso alcanzado), rojo (superado). El umbral de aviso del presupuesto (configurable en Administración → Configuración) además desencadena notificaciones a los responsables de presupuesto, tanto dentro de la aplicación como por correo electrónico.
Eliminar un presupuesto
Puede eliminar una celda de presupuesto individual desde Presupuestos → Editar celda; en la parte inferior de la tarjeta se encuentra Eliminar presupuesto (solo para administradores/controllers, y solo mientras el ejercicio esté abierto). Si la celda ya tiene registros o pedidos, el cuadro de diálogo muestra su número; debe aprobar explícitamente su eliminación conjunta mediante una casilla de verificación antes de poder confirmar el botón de eliminar. La eliminación es irreversible y elimina junto con la celda sus registros y pedidos.
Previsión de cierre de ejercicio
Contrixt calcula una proyección de tendencia por cada celda de presupuesto: los costes reales acumulados hasta el momento se extrapolan hasta el final del ejercicio. La previsión nunca cae por debajo de los costes ya vinculados (real + compromiso + vinculado a contrato), un límite inferior deliberadamente conservador. Así puede ver con meses de antelación cómo cerrará el ejercicio.
Traspaso de presupuesto
Al final del ejercicio, puede trasladar los valores de plan al siguiente ejercicio con un solo clic: elija el ejercicio de origen, opcionalmente establezca un ajuste porcentual (±%) y, a continuación, pulse Traspasar. Los valores existentes en el ejercicio de destino no se sobrescriben.
Planificación del ejercicio siguiente
Para una planificación presupuestaria estructurada y transversal, abra Presupuestos → Planificación ejercicio siguiente. A diferencia del simple traspaso con un clic, este flujo de trabajo permite recopilar los valores planificados de varios responsables de centros de coste antes de que se vuelvan definitivos.
Un administrador crea primero una ronda de planificación para un ejercicio de destino, opcionalmente prerrellenada con los valores planificados de un ejercicio base (por defecto: el ejercicio en curso). A continuación, los responsables de presupuesto introducen los valores planificados de forma ascendente, por centro de coste × categoría, pero solo para sus centros de coste asignados; los administradores y los controllers ven y editan todas las filas. Como referencia, se muestran el plan del ejercicio anterior y el real del ejercicio anterior hasta la fecha.
Cada ronda recorre tres estados:
| Estado | Significado |
|---|---|
| OPEN | Ronda en edición |
| REVIEW | Enviada para revisión (por el creador o un responsable de presupuesto) |
| APPROVED | Aprobada (solo administrador) |
Desde REVIEW, un administrador puede devolver en cualquier momento la ronda a OPEN para su revisión.
La aprobación es la acción decisiva: registra todos los valores planificados de la ronda como presupuestos en el ejercicio de destino. A partir de ese momento, la ronda ya no se puede modificar ni eliminar. Mientras una ronda no esté aprobada, un administrador puede eliminarla en cualquier momento.
Alternativa: traspaso rápido
Si no necesita una coordinación en varios niveles, a menudo basta con el simple traspaso de presupuesto con un ajuste porcentual único (véase más arriba).
Comparativa interanual
El módulo Informes compara el año actual con el anterior, por centro de coste, categoría o en total. Más información en Paneles, informes y exportaciones.
¿El presupuesto no es suficiente?
Los aumentos de presupuesto se gestionan mediante solicitudes de presupuesto, con un flujo de aprobación en lugar de intercambios de correos electrónicos.