Solicitudes de presupuesto
Los aumentos de presupuesto en Contrixt se gestionan como solicitudes con un flujo de aprobación — trazables, basadas en reglas y sin idas y vueltas de correo electrónico.
Enviar una solicitud
En Solicitudes cree una solicitud con:
- Centro de coste y categoría (la celda de presupuesto que se va a aumentar)
- Importe y motivo (al menos 10 caracteres)
Si todavía no existe un presupuesto para la combinación elegida de centro de coste y categoría, el formulario lo indica: al aprobar la solicitud se crea automáticamente el presupuesto para esa combinación.
Tras Enviar, la solicitud recibe el estado pendiente; se notifica al responsable de presupuesto correspondiente — en la aplicación y por correo electrónico.
Decisión
Los administradores y controladores deciden sobre las solicitudes pendientes — Aprobar (el valor planificado de la celda de presupuesto se aumenta automáticamente) o Rechazar, cada una con una nota opcional. Los solicitantes reciben una notificación sobre la decisión.
Retirar una solicitud
Mientras una solicitud no esté totalmente aprobada (estado abierta o rechazada), el solicitante puede eliminarla él mismo — mediante el botón Eliminar en la lista de solicitudes, con confirmación. Las aprobaciones de etapa ya concedidas se descartan. Las solicitudes totalmente aprobadas permanecen inmutables, ya que su importe ya se aplicó al presupuesto.
Aprobación en varias etapas
Si su administrador ha configurado etapas de aprobación, una solicitud pasa por cada etapa cuyo umbral de importe alcance — p. ej. primero controlling, y a partir de 10.000 € también administración:
- La lista de solicitudes muestra el progreso (etapa x/y) y quién debe decidir en cada momento.
- Cada etapa la decide la parte configurada — un rol, el responsable de presupuesto de la celda de presupuesto o un usuario específico; reciben una notificación automáticamente.
- Solo la última etapa deja la solicitud aprobada y aumenta el valor planificado. Un rechazo en cualquier etapa rechaza la solicitud en su totalidad.
- Cada decisión de etapa aparece con nombre y fecha directamente en la solicitud.
Reglas (configurables)
En Administración → Configuración los administradores definen:
| Regla | Efecto |
|---|---|
| Aprobación automática hasta un importe | Las solicitudes hasta este importe se aprueban automáticamente (0 = desactivado) |
| Principio de cuatro ojos | Los solicitantes no pueden aprobar sus propias solicitudes — con etapas de aprobación, tampoco nadie puede decidir dos etapas de la misma solicitud |
El principio de cuatro ojos está activo de forma predeterminada. Si en su organización trabaja actualmente un solo usuario, este no podrá aprobar sus propias solicitudes — la página Solicitudes muestra entonces automáticamente un aviso para invitar a un segundo aprobador o ajustar la configuración.
Los administradores configuran las etapas de aprobación y los requisitos de aprobación para pedidos/inversiones en Flujo de aprobación.
Historial
Cada solicitud conserva su historial completo: quién la solicitó, quién decidió cada etapa, cuándo y con qué nota. Cada decisión también queda registrada en el registro de auditoría.