Paneles, informes y exportaciones
El panel y los informes convierten sus datos de presupuesto y costes en respuestas listas para la toma de decisiones: del KPI al registro individual en dos clics.
Su panel personal
El panel es su página de inicio, y es personalizable por usuario:
- Haga clic en Personalizar.
- Mediante Añadir widget, elija del catálogo: KPI (Plan total, Real, Compromiso, Presupuesto restante, Previsión, Vinculado a contrato), gráficos (Plan frente a real por centro de coste, Presupuesto planificado por categoría, Tendencia de costes mensual, Principales proveedores), Radar de cancelaciones, Registros recientes, Coste de licencias/mes, Costes de TI por empleado y más.
- Organice mediante arrastrar y soltar, cambie el ancho con −/+ y elimine lo que no necesite con ×.
- Guarde los cambios, o vuelva a la vista predeterminada con Restablecer.
Desglose
Casi todo es interactivo: una barra abre el informe de ese centro de coste, un segmento de categoría filtra el informe por esa categoría, y un mes o un proveedor lleva a la lista de registros correspondiente. Del KPI al registro individual en dos clics.
Informes
El módulo Informes ofrece el análisis detallado por ejercicio:
- Plan/real/compromiso/previsión por centro de coste × categoría, con nivel de ejecución
- Plan frente a real por categoría: dónde hay desviaciones y dónde queda presupuesto disponible
- Comparativa interanual: costes reales por categoría, año actual frente al año anterior
- Costes reales por mes y principales proveedores según los costes reales
- Filtros por centro de coste y categoría, también accesibles mediante el desglose desde el panel; al hacer clic en los gráficos o las tablas, el filtro se refina hasta llegar a la lista de registros
Costes de TI por empleado
El informe Costes de TI por empleado, en Informes, reparte el total de costes de TI de un ejercicio entre los centros de coste — y por tanto entre las personas que trabajan en ellos — distinguiendo entre costes directamente imputables y costes repartidos.
- Costes directos: los costes de licencias nominativas (p. ej. Microsoft 365, Zoom, Adobe) se imputan a los empleados directamente a través de su centro de coste. Si una misma persona se identifica en varias fuentes de licencias a la vez (p. ej. la misma dirección de correo en dos sistemas de licencias), Contrixt la cuenta una sola vez — sin duplicados.
- Costes repartidos: el resto de los costes de TI — contratos, costes en la nube, máquinas virtuales, amortizaciones y la parte de licencias no nominativas — no se pueden asignar a una persona concreta. Se reparten entre los centros de coste mediante una clave de reparto que usted elige.
Claves de reparto disponibles:
| Clave | Base |
|---|---|
| Plantilla | El número de empleados registrado en el centro de coste |
| Usuarios de licencias | Número de usuarios detectados a través de las fuentes de licencias por centro de coste (determinado automáticamente) |
| Pesos manuales | Un peso asignado libremente en el centro de coste |
| Reparto equitativo | A partes iguales entre todos los centros de coste con imputación de costes |
El número de empleados y el peso se configuran directamente en el centro de coste correspondiente; los administradores definen la clave activa para todo el inquilino en Configuración → Finanzas e impuestos.
Para cada centro de coste, el informe muestra los costes directos, los costes repartidos, el total y el coste por persona, además de una fila de totales para todos los centros de coste y una cifra aparte para los usuarios de licencias no asignados (personas sin centro de coste identificable). El informe también está disponible como widget del panel y como fuente Costes de TI por empleado en las exportaciones personalizadas.
Directorio de empleados
Informes → Directorio de empleados muestra los mismos costes de TI ya no agregados por centro de coste, sino a nivel de persona. Cada empleado aparece con su nombre, fuente, valor de agrupación, centro de coste, sus costes de licencias directos (desplegables por licencia) y su parte de los costes repartidos:
- Fuente: aprovisionamiento SCIM y/o sincronización de licencias (Microsoft 365, Google Workspace, Adobe). Si una misma persona se identifica en varias fuentes a la vez (p. ej. la misma dirección de correo en SCIM y en la sincronización de licencias), Contrixt fusiona automáticamente las cuentas en una sola persona.
- Valor de agrupación: el valor del atributo de agrupación elegido en Configuración → Finanzas e impuestos — a elegir entre departamento (predeterminado), centro de coste, división, organización, número de empleado, ubicación, empresa, ciudad, país o puesto. Los valores proceden del aprovisionamiento SCIM o, cuando no están disponibles allí, de la sincronización de licencias.
La lista se ordena y agrupa según el valor de agrupación, cada grupo con su subtotal.
Solo administradores y controlling
Por motivos de protección de datos, el directorio de empleados está restringido a los roles Administrador y Controlling.
El directorio de empleados también está disponible como recurso REST employee-costs (solo lectura, véase Configuración → Claves de API y API REST) y como fuente Directorio de empleados en las exportaciones personalizadas — con el mismo aviso de protección de datos.
Anomalías de coste
Cada mes, Contrixt compara automáticamente los costes reales de cada centro de coste, contrato y conexión en la nube con la media de los meses anteriores. Si el mes anterior ya cerrado se desvía claramente del patrón habitual, tanto en porcentaje como en valor absoluto, se genera un hallazgo de anomalía — así se entera de picos de gasto inesperados sin tener que vigilar cada centro de coste individualmente.
Según la configuración, los hallazgos aparecen como notificación en la aplicación, por correo electrónico, opcionalmente en Microsoft Teams/Slack y como evento webhook, además de en el módulo Informes. Allí puede revisar el hallazgo y marcarlo como revisado una vez aclarado, para retirarlo de la lista de pendientes.
La activación, el umbral porcentual, el importe mínimo y el periodo de comparación se configuran en Configuración → Alertas de anomalías de coste.
Previsión de pagos
Al final del módulo Informes, la tarjeta «Previsión de pagos (12 meses)» muestra una proyección mes a mes de los próximos 12 meses — desglosada por contratos (incluidos los incrementos de precio registrados), costes de licencias, pedidos abiertos e inversiones planificadas, cada una con su total mensual, además de un total general a lo largo de los 12 meses. Así puede detectar con antelación en qué meses habrá pagos importantes.
Escenarios hipotéticos
Debajo de los gráficos del módulo Informes, puede simular escenarios directamente en el navegador: de forma totalmente interactiva, sin guardar nada.
- Ajuste global: un control deslizante de −50 % a +50 % modifica de una vez todos los meses futuros del año.
- Por categoría: en la sección desplegable, defina además un ajuste porcentual propio para cada categoría de presupuesto.
- Eliminar/añadir costes fijos: para un contrato cancelado o un nuevo proyecto, introduzca un importe por mes y el mes a partir del cual se aplica.
Los meses del año cuyo real ya está cerrado permanecen intactos: solo se ajustan los meses futuros.
El resultado aparece de inmediato como un gráfico que compara la proyección base con el escenario, mes a mes, junto con el indicador Diferencia del total anual: verde indica un ahorro y rojo un sobrecoste frente a la proyección base.
No se guarda nada
La tarjeta de escenarios calcula exclusivamente en local, en el navegador. Recargar la página restablece todos los ajustes. Para una planificación duradera y consolidada, utilice en su lugar la planificación de presupuestos.
Exportaciones personalizadas
Cuando la exportación estándar no es suficiente, puede crear tantos informes recurrentes o puntuales como necesite en Informes → Exportaciones personalizadas (arriba a la derecha). Esta página está reservada para administradores y control de gestión.
Al crear una exportación, usted elige:
- Fuente: sobre qué se informa: costes reales, presupuestos, importes comprometidos, contratos, inversiones, costes de TI por empleado o directorio de empleados. La fuente determina las columnas disponibles; la fuente Directorio de empleados está reservada a administradores y controlling y lleva un aviso de protección de datos.
- Columnas y orden: marque las columnas que desee y utilice ↑/↓ para organizarlas en el orden en que deben aparecer en el archivo. Elimine las columnas que no necesite con ×.
- Formato: CSV (compatible con Excel, formato alemán), XLSX (libro de Excel nativo) o PDF (listo para imprimir).
- Periodo: todo el conjunto de datos, el ejercicio actual o solo el mes anterior.
- Programación: Manual (solo bajo demanda) o automática, diaria, semanal o mensual.
- Destinatario: la dirección de correo electrónico a la que se envía la exportación (rellenada previamente con la suya).
Las exportaciones automáticas se envían por correo electrónico por la mañana. Independientemente de la programación, Enviar ahora permite un envío inmediato en cualquier momento, o bien puede descargar el archivo directamente mediante Descargar. Las configuraciones existentes se pueden editar o eliminar.
El envío por correo electrónico requiere SMTP
Tanto el envío automático como el manual por correo electrónico requieren que el acceso SMTP de su organización esté configurado. Sin un servidor de correo saliente, Enviar ahora muestra un error, pero Descargar sigue funcionando.
Exportaciones e interfaces
| Exportación | Descripción |
|---|---|
| CSV | Presupuestos, registros y registro de auditoría en formato CSV alemán (compatible con Excel) |
| iCal | Fechas de cancelación como fuente de calendario para Outlook y otros |
| API REST | Endpoints JSON para Power BI y otras herramientas de BI — con permisos (lectura/escritura) por tipo de dato |
API REST y Power BI
Además de las exportaciones, Contrixt ofrece una API REST completa — para herramientas de BI como Power BI, y también para integraciones con acceso de escritura donde tiene sentido. Para cada clave de API, los administradores definen los permisos por tipo de dato (Sin acceso / Lectura / Lectura y escritura). En Power BI: Obtener datos → Web, URL del endpoint más la clave como encabezado. Para más detalles sobre claves, permisos, la documentación interactiva Swagger y la descripción OpenAPI, véase Configuración → Claves de API y API REST.
Las claves de API son credenciales
Trate las claves de API como si fueran contraseñas. Si sospecha que se ha visto comprometida: elimine la clave y cree una nueva.