Contratos y radar de cancelación
El expediente digital de contratos reúne todos los contratos de TI con condiciones, plazos, costes y documentos en un solo lugar — y el radar de cancelación garantiza que ningún contrato vuelva a renovarse nunca más sin ser detectado.
Asistente de contratos (rellenar desde PDF)
Al crear o editar un contrato, encima del formulario encontrará la tarjeta «Rellenar contrato desde PDF»: seleccione el PDF del contrato y haga clic en Analizar. Contrixt lee el archivo en el servidor y traslada automáticamente al formulario los valores detectados:
- Número de contrato
- Inicio y fin del contrato
- Plazo de preaviso (días)
- Importe y periodo de facturación (mensual, trimestral, anual)
Solo se trasladan los campos vacíos o aún sin modificar — los valores que ya haya introducido o que difieran permanecen intactos. Tras el análisis, la tarjeta indica qué campos se han rellenado.
PDFs escaneados
Si el archivo no contiene una capa de texto (por ejemplo, un documento escaneado), el asistente lo indica — en ese caso, los campos deben rellenarse a mano como de costumbre.
Registrar un contrato
Un contrato incluye, entre otros datos:
- Nombre del contrato y proveedor / socio (obligatorio) — seleccionado de proveedores o introducido como texto libre; opcionalmente un número de contrato
- Centro de coste y categoría (para la vinculación presupuestaria contractual)
- Inicio del contrato y fin del contrato (vacío = indefinido), plazo de preaviso en días, renovación automática y duración de la renovación en meses
- Importe, periodo de facturación (mensual, trimestral, anual, único) y opcionalmente el incremento de precio anual (%)
- opcionalmente la aplicación asignada y un responsable como persona encargada
Divisas extranjeras
Los contratos también pueden registrarse en divisa extranjera — por ejemplo USD, GBP o CHF. En el formulario del contrato, seleccione junto al campo de importe la divisa deseada; el importe se conserva en su valor original y, además, se convierte cada día al tipo de referencia del BCE a la divisa de su cuenta. La matriz de presupuesto, la previsión y la repercusión siempre calculan con el valor convertido, mientras que la lista y el expediente del contrato muestran adicionalmente el importe original entre paréntesis cuando la divisa difiere.
El radar de cancelación
A partir del fin del plazo, el plazo de preaviso y la renovación automática, Contrixt calcula la última fecha de cancelación posible — y escala en varias etapas:
- Indicador en la lista y en el panel (verde → amarillo → rojo)
- Notificación a los aprobadores y a los responsables del contrato cuando el plazo entra en la zona crítica (en la aplicación + correo electrónico)
- Marca de "Plazo incumplido" una vez que la fecha ha pasado — el contrato se renueva por el plazo acordado
Fuente de calendario (iCal)
En Contratos → Plazos como iCal exporta todas las fechas de cancelación como fuente de calendario — puede suscribirse a ella en Outlook o en cualquier otro calendario. Los plazos aparecen ahí automáticamente.
Documentar las decisiones de renovación
Cuando se acerca un plazo, registre la decisión directamente en el contrato: Renovar, Renegociar o Cancelar — cada una con un motivo opcional. La decisión queda documentada con fecha y usuario, y Cancelar pone el contrato en estado cancelado — el expediente del contrato permanece completo.
Documentos
Al hacer clic en el nombre de un contrato en la lista se abre el expediente del contrato. Allí puede subir documentos para cada contrato (PDF, PNG o JPEG, máx. 10 MB) — contratos, presupuestos, confirmaciones de cancelación. Los archivos se almacenan cifrados — con la clave de su organización (véase Cifrado).
Impacto en los costes
- El importe del contrato se incorpora (normalizado a base mensual) a la matriz de presupuesto y a la previsión como gasto vinculado a contrato.
- Si el contrato está asignado a una aplicación, aparece en su estructura de costes.
- Las licencias pueden vincularse a su contrato — documentando la base contractual de cada licencia.
Registro automático
No es necesario registrar manualmente los costes recurrentes del contrato: active Registrar automáticamente en el contrato y elija la fecha clave del primer registro. Contrixt registra entonces el importe por periodo de facturación (mensual, trimestral, anual — exactamente una vez para único) automáticamente como registro real contra el centro de coste y la categoría del contrato. Los registros aparecen en Registros con el origen Contrato y el nombre del contrato.
Fecha clave flexible
Si la fecha clave cae en un día que un mes no tiene (p. ej. el día 31), Contrixt registra el último día de ese mes — y vuelve a la fecha clave elegida a continuación. Las fechas no procesadas se recuperan automáticamente en la siguiente ejecución.