Verträge & Kündigungs-Radar

Die digitale Vertragsakte hält alle IT-Verträge mit Laufzeiten, Fristen, Kosten und Dokumenten an einem Ort — und der Kündigungs-Radar sorgt dafür, dass sich kein Vertrag mehr unbemerkt verlängert.

Vertragsassistent (PDF vorbefüllen)

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Vertrags steht oberhalb des Formulars die Karte „Vertrag aus PDF vorbefüllen“: Wählen Sie die Vertrags-PDF aus und klicken Sie auf Analysieren. Contrixt liest die Datei serverseitig aus und übernimmt erkannte Werte automatisch ins Formular:

• Vertragsnummer
• Vertragsbeginn und Vertragsende
• Kündigungsfrist (Tage)
• Betrag und Abrechnungszeitraum (monatlich, quartalsweise, jährlich)

Übernommen werden dabei nur leere oder noch unveränderte Felder — bereits von Ihnen eingetragene oder abweichende Werte bleiben unangetastet. Nach der Analyse zeigt die Karte an, welche Felder übernommen wurden.

Gescannte PDFs

Enthält die Datei keine Textebene (z. B. ein eingescanntes Dokument), meldet der Assistent das entsprechend — die Felder müssen dann wie gewohnt von Hand ausgefüllt werden.

Vertrag erfassen

Ein Vertrag umfasst u. a.:

• Vertragsname und Lieferant / Partner (Pflichtfeld) — Auswahl aus den Lieferanten oder als Freitext; optional eine Vertragsnummer
• Kostenstelle und Kategorie (für die vertragliche Budgetbindung)
• Vertragsbeginn und Vertragsende (leer = unbefristet), Kündigungsfrist in Tagen, Auto-Verlängerung und Verlängerungsdauer in Monaten
• Betrag, Abrechnungszeitraum (monatlich, quartalsweise, jährlich, einmalig) und optional die Preissteigerung p. a. (%)
• optional die zugeordnete Applikation und ein Owner als Verantwortlicher

Fremdwährungen

Verträge lassen sich auch in Fremdwährung erfassen — etwa USD, GBP oder CHF. Wählen Sie im Vertragsformular neben dem Betragsfeld die gewünschte Währung; der Betrag bleibt im Originalwert erhalten und wird zusätzlich täglich zum EZB-Referenzkurs in Ihre Kontowährung umgerechnet. Budgetmatrix, Forecast und Verrechnung rechnen stets mit dem umgerechneten Wert, während Liste und Vertragsakte bei abweichender Währung zusätzlich den Originalbetrag in Klammern anzeigen.

Der Kündigungs-Radar

Aus Laufzeitende, Kündigungsfrist und Auto-Verlängerung berechnet Contrixt den letzten möglichen Kündigungstermin — und eskaliert in Stufen:

1. Ampel in Liste und Dashboard (grün → gelb → rot)
2. Benachrichtigung an Genehmiger und Vertrags-Owner, wenn die Frist in den kritischen Bereich rückt (In-App + E-Mail)
3. „Frist verpasst“-Markierung, wenn der Termin verstrichen ist — der Vertrag verlängert sich um die vereinbarte Laufzeit

Kalender-Feed (iCal)

Unter Verträge → Fristen als iCal exportieren Sie alle Kündigungstermine als Kalender-Feed — abonnierbar in Outlook oder jedem anderen Kalender. Fristen erscheinen dort automatisch.

Verlängerungsentscheidung dokumentieren

Steht eine Frist an, halten Sie die Entscheidung direkt am Vertrag fest: Verlängern, Neu verhandeln oder Kündigen — jeweils mit optionaler Begründung. Die Entscheidung wird mit Datum und Benutzer dokumentiert, Kündigen setzt den Vertrag auf gekündigt — die Vertragsakte bleibt lückenlos.

Dokumente

Ein Klick auf den Vertragsnamen in der Liste öffnet die Vertragsakte. Dort laden Sie zu jedem Vertrag Dokumente hoch (PDF, PNG oder JPEG, max. 10 MB) — Verträge, Angebote, Kündigungsbestätigungen. Die Dateien werden verschlüsselt gespeichert — mit dem Schlüssel Ihres Mandanten (siehe Verschlüsselung).

Kostenwirkung

• Der Vertragsbetrag fließt (auf Monatsbasis normalisiert) als vertragliche Bindung in Budgetmatrix und Forecast ein.
• Ist der Vertrag einer Applikation zugeordnet, erscheint er in deren Kostenstruktur.
• Lizenzen lassen sich auf ihren Vertrag mappen — so ist die Vertragsbasis jeder Lizenz dokumentiert.

Automatische Buchung

Wiederkehrende Vertragskosten müssen Sie nicht von Hand erfassen: Aktivieren Sie im Vertrag Automatisch buchen und wählen Sie den Stichtag der ersten Buchung. Contrixt bucht den Betrag dann je Abrechnungszeitraum (monatlich, quartalsweise, jährlich — bei einmalig genau einmal) automatisch als Ist-Buchung auf die Kostenstelle und Kategorie des Vertrags. Die Buchungen erscheinen unter Buchungen mit der Quelle Vertrag und dem Vertragsnamen.

Stichtag flexibel

Fällt der Stichtag auf einen Tag, den ein Monat nicht hat (z. B. der 31.), bucht Contrixt am Monatsletzten — und kehrt danach zum gewählten Stichtag zurück. Verpasste Termine werden beim nächsten Lauf automatisch nachgeholt.