Kostenstellen

Kostenstellen sind das Grundgerüst von Contrixt: Budgets, Buchungen, Verträge, Lizenzen und Applikationen werden ihnen zugeordnet — jede Auswertung lässt sich danach aufschlüsseln.

Kostenstelle anlegen

Unter Kostenstellen legen Sie neue Einträge mit Code (z. B. IT-INFRA) und Name an. Der Code muss je Mandant eindeutig sein.

Mitarbeiterzahl & Gewicht (IT-Kosten je Mitarbeiter)

An jeder Kostenstelle pflegen Sie optional zwei zusätzliche Werte für die Auswertung IT-Kosten je Mitarbeiter:

• Mitarbeiterzahl — die Anzahl der an dieser Kostenstelle beschäftigten Personen.
• Gewicht — ein frei wählbarer Wert für die manuelle Kostenumlage, unabhängig von Mitarbeiterzahl oder Lizenz-Nutzern.

Welcher der beiden Werte tatsächlich in die Kostenumlage einfließt, hängt vom unter Einstellungen → Finanzen & Steuern gewählten Aufteilungsschlüssel ab.

Hierarchie

Über das Feld Übergeordnet erhält eine Kostenstelle eine übergeordnete Kostenstelle — so entsteht ein Baum (z. B. IT → IT-Infrastruktur → IT-Cloud). Auswertungen und Zugriffsrechte berücksichtigen den Unterbaum: Wer Zugriff auf IT hat, sieht auch die untergeordneten Kostenstellen.

Zugriff einschränken (Scoping)

Für Benutzer mit der Rolle Budgetverantwortlich können Administratoren den Zugriff auf ausgewählte Kostenstellen begrenzen (Administration → Benutzer → Kostenstellen-Zugriff). Ohne Auswahl gilt: Zugriff auf alle. Details unter Benutzer & Rollen.

Löschen

Beim Löschen einer Kostenstelle prüft Contrixt den gesamten Unterbaum und zeigt vor dem Löschen an, was mit entfernt würde: untergeordnete Kostenstellen, Budgets, Buchungen und Bestellungen sowie zugeordnete Verträge und Investitionen. Bestehen solche Abhängigkeiten, müssen Sie deren Mitlöschung im Dialog per Checkbox ausdrücklich freigeben — die Löschung ist unwiderruflich. Applikationen und Lizenzen werden nicht gelöscht, sie verlieren nur ihre Kostenstellen-Zuordnung.

Empfehlung

Orientieren Sie sich an Ihrer bestehenden Kostenstellenstruktur aus ERP oder Controlling und verwenden Sie dieselben Codes — das erleichtert den CSV-Import von Buchungen erheblich.