Freigabe-Workflow

Unter Administration → Einstellungen → Freigaben konfigurieren Sie, wie Budgetanträge, Bestellungen und Investitionen in Ihrem Unternehmen freigegeben werden — von der einfachen Freigabe bis zum mehrstufigen Genehmigungsprozess für große Beträge.

Freigabestufen für Budgetanträge

Ohne Konfiguration gilt die einfache Freigabe: Administratoren und Controller entscheiden über jeden Antrag. Für größere Organisationen definieren Sie Freigabestufen mit Betragsgrenzen:

1. Öffnen Sie Administration → Einstellungen → Freigaben → Freigabestufen für Budgetanträge.
2. Fügen Sie je Stufe hinzu: ab welchem Betrag sie greift und wer genehmigt — Administratoren, Controlling, der Budget-Owner der betroffenen Budgetzelle oder ein bestimmter Benutzer.
3. Ein Antrag durchläuft alle Stufen, deren Betragsgrenze er erreicht — in der angegebenen Reihenfolge.

Beispiel: Stufe 1 (ab 0 €) → Controlling, Stufe 2 (ab 10.000 €) → Administratoren. Ein Antrag über 5.000 € braucht nur die Freigabe des Controllings; ein Antrag über 15.000 € braucht beide — erst Controlling, dann Administration.

Antragsteller sehen in der Antragsliste jederzeit, in welcher Stufe ihr Antrag steht (Stufe x/y) und wer gerade an der Reihe ist. Die zuständigen Genehmiger werden je Stufe automatisch benachrichtigt — in der App und per E-Mail.

Genehmiger „Controlling" braucht einen aktiven Träger

Eine Freigabestufe mit Genehmiger Controlling lässt sich nur anlegen, wenn mindestens ein aktiver Benutzer diese Rolle trägt. Verliert eine bereits konfigurierte Stufe später ihren letzten aktiven Träger — etwa weil die zuständige Person deaktiviert wurde —, springen automatisch Administratoren als Genehmiger ein. So bleibt ein Antrag nie unlösbar hängen.

Zusammenspiel mit Auto-Genehmigung und Vier-Augen-Prinzip

Die Auto-Genehmigung (Beträge unterhalb des Limits werden sofort genehmigt) und das Vier-Augen-Prinzip aus den Einstellungen gelten weiterhin. Bei aktivem Vier-Augen-Prinzip darf zusätzlich derselbe Benutzer nicht zwei Stufen desselben Antrags entscheiden. Arbeitet aktuell nur ein Benutzer in Ihrem Unternehmen, lässt sich das Vier-Augen-Prinzip naturgemäß nicht erfüllen — eigene Anträge können dann nicht genehmigt werden. Laden Sie einen zweiten Genehmiger ein oder deaktivieren Sie das Vier-Augen-Prinzip in den Einstellungen; solange die Situation besteht, weist die Antragsseite selbst darauf hin.

Freigabepflicht für Bestellungen & Investitionen

Optional legen Sie Betragsschwellen fest, ab denen neue Bestellungen und Investitionen eine Freigabe durch Administrator oder Controlling benötigen:

• Bis zur Freigabe erscheint der Eintrag mit dem Status Wartet auf Freigabe.
• Nicht freigegebene Bestellungen belasten das Budget noch nicht als Obligo und lassen sich nicht als bezahlt buchen.
• Bei Investitionen startet die Abschreibungs-Automatik erst nach der Freigabe; abgelehnte Investitionen werden nicht gebucht.
• Leere Felder bedeuten: keine Freigabepflicht.

Nachvollziehbarkeit

Jede Stufen-Entscheidung wird mit Entscheider, Zeitpunkt und optionaler Anmerkung protokolliert — sichtbar direkt am Antrag und im Audit-Log.