Einstellungen

Administration → Einstellungen bündelt die gesamte Mandanten-Konfiguration — von Fiskaljahren über Genehmigungsregeln bis zum E-Mail-Versand. Die Seite ist in fünf Bereiche gegliedert: Allgemein (Workflows, Region & Währung), Freigaben (Genehmigungsstufen und Schwellen), Finanzen & Steuern (Land & Steuersätze, Fiskaljahre, Kategorien), Sicherheit & Daten (Verschlüsselung, AVV, KI-Assistent, Datenexport) und API.

Fiskaljahre

Die Karte Fiskaljahre definiert die Planungszeiträume: je Jahr eine Bezeichnung sowie Beginn und Ende. Alle Budgets, Buchungen und Berichte beziehen sich auf ein Fiskaljahr.

Zum Jahreswechsel:

1. Neues Fiskaljahr anlegen.
2. Planwerte per Budget-Rollover übernehmen.
3. Das alte Jahr mit Abschließen markieren — es bleibt für Berichte und Vorjahresvergleiche verfügbar und lässt sich mit Wieder öffnen reaktivieren.

Ein abgeschlossenes Fiskaljahr ist vollständig gesperrt: Neben der Budgetpflege lassen sich für dieses Jahr auch keine Buchungen mehr erfassen oder importieren (auch nicht per DATEV oder BMD), keine Bestellungen mehr anlegen oder als bezahlt ausbuchen und keine Budgetanträge mehr genehmigen. So bleiben abgeschlossene Zahlen dauerhaft unverändert. Mit Wieder öffnen heben Sie die Sperre bei Bedarf wieder auf.

Versehentlich angelegte Fiskaljahre lassen sich korrigieren: Ein Jahr, das vollständig in der Zukunft liegt und noch keine Budgets oder Budgetanträge trägt, kann über Löschen (mit Bestätigungsdialog) wieder entfernt werden. Sobald das Jahr begonnen hat oder Daten daran hängen, wird der Button ausgeblendet — dann bleibt nur das Abschließen.

Budgetkategorien

Kategorien (z. B. Software & Lizenzen, Cloud-Services, Hardware) strukturieren die Budgetmatrix; je Kategorie legen Sie den Kostentyp fest — OPEX (laufend) oder CAPEX (Investition). Beim Anlegen lässt sich außerdem optional ein Sachkonto hinterlegen — es wird beim DATEV-/BMD-Export je Buchung als Sachkontonummer übernommen. Neue Kategorien stehen sofort in Budgets, Buchungen und Verträgen zur Verfügung. Nicht mehr benötigte Kategorien lassen sich löschen: Hängen noch Daten daran (Budgets, Buchungen, Bestellungen sowie zugeordnete Verträge und Investitionen), zeigt Contrixt deren Anzahl an und verlangt vor dem unwiderruflichen Löschen eine ausdrückliche Freigabe der Mitlöschung per Checkbox.

Workflows & Schwellenwerte

Die Karte Workflows & Schwellenwerte steuert Genehmigungen, Budget-Warnungen und den Kündigungs-Radar für den gesamten Mandanten:

Einstellung	Wirkung
Budget-Warnschwelle (%)	Ab dieser Auslastung wird eine Budgetzelle gelb und löst Benachrichtigungen aus
Radar „bald" / „dringend" (Tage)	Vorlaufzeiten, ab denen der Kündigungs-Radar Vertragsfristen einstuft
Auto-Genehmigung bis (€)	Budgetanträge unterhalb des Betrags werden automatisch genehmigt (0 = aus)
Vier-Augen-Prinzip	Antragsteller dürfen eigene Anträge nicht selbst entscheiden

Mehrstufige Freigabestufen und Freigabepflichten für Bestellungen/Investitionen konfigurieren Sie unter Freigabe-Workflow.

Kosten-Anomalie-Alarme

Die Karte Kosten-Anomalie-Alarme unter Finanzen & Steuern erkennt ungewöhnliche Ausgabensprünge automatisch: Für jede Kostenstelle, jeden Vertrag und jede Cloud-Verbindung vergleicht Contrixt den abgeschlossenen Vormonat mit dem Durchschnitt der vorangegangenen Monate. Übersteigt ein Monat sowohl die Prozent-Schwelle als auch den Mindestbetrag, entsteht ein Anomalie-Befund — als Benachrichtigung in der App, per E-Mail sowie optional in Microsoft Teams/Slack und als signiertes Webhook-Event (siehe Kanal-Benachrichtigungen & ausgehende Webhooks). Die Befunde erscheinen zusätzlich im Modul Berichte, wo sie sich nach Prüfung als geprüft verwerfen lassen.

Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert. Mit der Checkbox Kosten-Anomalie-Alarme aktivieren schalten Sie sie frei und stellen anschließend ein:

Einstellung	Standardwert	Wirkung
Prozent-Schwelle (%)	30 %	Ab welcher relativen Abweichung vom Durchschnitt ein Befund entsteht
Mindestbetrag (€)	250 €	Zusätzliche absolute Mindestabweichung, damit kleine Beträge keine Befunde auslösen
Vergleichszeitraum (Monate)	3	Wie viele vorangegangene Monate für den Durchschnittswert herangezogen werden

Ein Befund entsteht nur, wenn beide Schwellen — Prozent und Mindestbetrag — gemeinsam überschritten werden.

IT-Kosten je Mitarbeiter (Aufteilungsschlüssel)

Die Karte IT-Kosten je Mitarbeiter unter Finanzen & Steuern legt fest, mit welchem Aufteilungsschlüssel nicht direkt zurechenbare IT-Kosten (Verträge, Cloud, virtuelle Maschinen, Abschreibungen, nicht personengebundene Lizenzanteile) auf die Kostenstellen umgelegt werden:

Schlüssel	Grundlage
Mitarbeiterzahl	Die an der Kostenstelle gepflegte Mitarbeiterzahl
Lizenz-Nutzer	Anzahl der über Lizenzquellen erkannten Nutzer je Kostenstelle (automatisch ermittelt)
Manuelle Gewichte	Ein an der Kostenstelle frei vergebenes Gewicht
Gleichverteilung	Zu gleichen Teilen auf alle Kostenstellen mit Kostenzuordnung

Der gewählte Schlüssel gilt mandantenweit. Mitarbeiterzahl und Gewicht pflegen Sie direkt an der jeweiligen Kostenstelle; personengebundene Lizenzkosten werden davon unabhängig immer direkt der Kostenstelle der jeweiligen Person zugerechnet. Das Ergebnis sehen Sie im Modul Berichte → IT-Kosten je Mitarbeiter.

Mitarbeiter-Verzeichnis (Gruppierungsattribut)

Die Karte Mitarbeiter-Verzeichnis unter Finanzen & Steuern legt fest, nach welchem Attribut das Mitarbeiter-Verzeichnis unter Berichte standardmäßig gruppiert wird: Abteilung (Standard), Kostenstelle, Division, Organisation, Personalnummer, Standort, Firma, Stadt, Land oder Position.

Abteilung, Kostenstelle, Personalnummer, Division und Organisation stammen aus der SCIM-Provisionierung Ihres Identity Providers (siehe Mitarbeiter-Attribute (Enterprise-Schema)); die übrigen Werte übernimmt Contrixt, sofern verfügbar, aus dem Lizenz-Sync (M365/Google/Adobe). Das Mitarbeiter-Verzeichnis selbst ist aus Datenschutzgründen auf die Rollen Administrator und Controlling beschränkt.

API-Keys und REST-API

Die Karte API-Zugriff (Power BI, Excel, Integrationen) erzeugt Keys für die vollwertige Contrixt-REST-API (Basis https://app.contrixt.com/api/v1, bzw. Ihre Mandanten-Subdomain). Sie deckt alle zentralen Datentypen ab: Kostenstellen, Budgetkategorien, Fiskaljahre, Budgets, Buchungen, Bestellungen/Obligo, Verträge, Lieferanten, Rechnungen (nur lesen), Investitionen, Budgetanträge (nur lesen), Applikationen, Einsparungen, Lizenzen (nur lesen), Benutzer (nur lesen), SaaS-Discovery-Ergebnisse (nur lesen), PSA-Tickets (nur lesen), RMM-Geräte (nur lesen), Webhook-Endpunkte (lesen/schreiben), Kosten-Anomalien (nur lesen), IT-Kosten je Mitarbeiter (nur lesen) und Mitarbeiter-Kosten (nur lesen). Der Key wird einmalig angezeigt und nur als Hash gespeichert; danach lässt er sich nur noch deaktivieren oder löschen.

Beim Anlegen eines Keys legen Sie je Datentyp die Berechtigung fest: Kein Zugriff, Lesen oder Lesen + Schreiben. So erhält z. B. ein BI-Tool nur Lesezugriff auf Budgets und Buchungen, während ein Integrations-Key Bestellungen auch anlegen oder ändern darf. Bereits bestehende Keys behalten ihr bisheriges Verhalten (Lesezugriff bzw. den zuvor aktivierten Schreibzugriff) unverändert bei.

Für Buchungen steht zusätzlich ein Bulk-Import-Endpunkt bereit: POST /api/v1/actuals/bulk importiert mehrere Buchungen in einem Aufruf und unterstützt einen Probelauf (dryRun), der alle Zeilen prüft, ohne zu buchen — praktisch, um eine eigene Integration gegen dieselbe Prüflogik wie den Import-Assistenten unter Buchungen → Importieren zu testen.

Die interaktive Dokumentation unter https://app.contrixt.com/api-docs — dort lassen sich alle Endpunkte einsehen und direkt ausprobieren. Für Code-Generatoren steht die OpenAPI-Beschreibung unter /api/v1/openapi.json bereit.

Ein Key wirkt stets nur im Rahmen der ihm zugewiesenen Rechte; sämtliche Schreibzugriffe werden im Audit-Log protokolliert.

Auch die ausgehenden Webhooks selbst lassen sich vollständig per REST-API verwalten: Endpunkte anlegen, ändern und löschen, eine Test-Zustellung auslösen sowie das Zustellprotokoll abrufen — praktisch, um Webhook-Abos aus einer eigenen Integration heraus zu provisionieren, statt sie manuell in der Oberfläche zu pflegen.

Kanal-Benachrichtigungen & ausgehende Webhooks

Unter Administration → Integrationen → Buchhaltung & Kanäle (/admin/integrations/connect) verwalten Sie:

Kanal-Benachrichtigungen — Incoming-Webhook-URLs für Microsoft Teams und Slack: Contrixt sendet ausgewählte Ereignisse (Budget-Warnungen, Fristen, Genehmigungen) zusätzlich zu In-App und E-Mail als Chat-Nachricht. URLs werden verschlüsselt gespeichert und aus Sicherheitsgründen nicht wieder angezeigt.

Ausgehende Webhooks — eigene Endpunkte abonnieren, die Contrixt bei definierten Ereignissen per HTTP POST benachrichtigt. Zur Auswahl stehen 16 Ereignisse; ohne Auswahl werden alle gesendet:

Ereignis-Key	Auslöser
budget.warn	Budgetzelle erreicht die Warnschwelle
budget.exceeded	Budgetzelle überschreitet 100 %
request.created	Ein Budgetantrag wird eingereicht
request.decided	Ein Budgetantrag wird genehmigt oder abgelehnt
request.stageAdvanced	Eine mehrstufige Freigabe erreicht die nächste Stufe
planning.approved	Eine Planungsrunde wird freigegeben
contract.created	Ein Vertrag wird angelegt
contract.updated	Ein Vertrag wird geändert
contract.deadline	Kündigungsfrist eines Vertrags rückt näher (Kündigungs-Radar)
invoice.booked	Eine Rechnung wird als Ist-Kosten gebucht
invoice.deviation	Eine Rechnung weicht vom hinterlegten Vertrag ab
actual.created	Eine Buchung (Ist-Kosten) wird angelegt
import.completed	Ein DATEV-/BMD-/CSV-Import wird abgeschlossen
import.undone	Ein Import wird rückgängig gemacht
savings.realized	Eine Einsparung wird als realisiert markiert
cost.anomaly	Ein Kosten-Anomalie-Alarm erkennt einen ungewöhnlichen Ausgabensprung

Zuverlässige Zustellung — jeder einzelne Zustellversuch hat ein Timeout von 5 Sekunden; schlägt er fehl (Netzwerkfehler, Timeout oder HTTP-Status ≥ 400), wiederholt Contrixt ihn automatisch mit wachsenden Abständen (Backoff) über insgesamt rund 10 Stunden. Bleibt die Zustellung danach weiterhin erfolglos, gilt sie als endgültig fehlgeschlagen. Scheitern drei Zustellungen in Folge endgültig, deaktiviert Contrixt den betroffenen Endpunkt automatisch — er wird in der Verwaltung entsprechend markiert und lässt sich dort jederzeit wieder aktivieren, sobald das Problem behoben ist. Zu jedem Endpunkt führt Contrixt ein Zustellprotokoll mit Status, HTTP-Code und Antwortzeit jedes Versuchs; über Test-Zustellung prüfen Sie die Konfiguration jederzeit mit einem Test-Event, ohne auf ein echtes Ereignis zu warten.

Signaturprüfung — jede Zustellung ist per HMAC-SHA256 signiert und enthält zusätzlich einen Zeitstempel sowie eine Zustell-ID, um Replay-Angriffe (das erneute Abspielen einer aufgezeichneten Anfrage) zu verhindern:

Header	Inhalt
X-Contrixt-Timestamp	Unix-Zeitstempel der Zustellung
X-Contrixt-Delivery-Id	Eindeutige ID dieser Zustellung (auch bei Wiederholungen stabil)
X-Contrixt-Signature	sha256=<hex>, HMAC-SHA256 über "<Timestamp>.<Body>"
X-Contrixt-Signature-Legacy	Bisherige Signatur sha256=<hex> nur über den JSON-Body — übergangsweise zusätzlich enthalten

Zur Prüfung berechnen Sie die Signatur mit Ihrem Abo-Secret selbst nach, zum Beispiel:

signaturbasis = timestamp + "." + body
erwartet      = "sha256=" + hmacSha256Hex(secret, signaturbasis)

gueltig = (erwartet === header["X-Contrixt-Signature"])
       && (Math.abs(jetzt_unix - timestamp) < 300)   // z. B. max. 5 Min. Toleranz

Die X-Contrixt-Signature-Legacy (Signatur nur über den Body, ohne Zeitstempel) bleibt übergangsweise zusätzlich erhalten, damit bestehende Integrationen ohne Anpassung weiterlaufen; für neue Integrationen empfiehlt sich ausschließlich X-Contrixt-Signature inklusive Zeitstempelprüfung. Das Secret wird nur unmittelbar nach dem Anlegen des Webhooks angezeigt — an dieser Stelle unbedingt sichern.

DATEV-/BMD-Export

Ebenfalls unter Buchhaltung & Kanäle pflegen Sie zunächst die DATEV-Kopfdaten: Beraternummer und Mandantennummer (beide optional). Sind sie hinterlegt, übernimmt der DATEV-Export sie als EXTF-Kopfdaten.

Darunter exportieren Sie Ist-Buchungen eines Zeitraums als Buchhaltungsdatei:

• DATEV: EXTF-Buchungsstapel (CSV) mit Soll-Kennzeichen, Sachkonten und Kostenstelle als KOST1. Sachkonten stammen aus dem Feld Sachkonto der jeweiligen Budgetkategorie (Budgetkategorien).
• BMD: einfaches CSV im BMD-Format.

Zeitraum (von/bis) und Format wählen und direkt herunterladen — die Datei trägt ein UTF-8-BOM, damit DATEV und Excel Umlaute korrekt erkennen.

Umgekehrt lässt sich ein DATEV-EXTF-Buchungsstapel oder BMD-Export — etwa von Ihrer Steuerkanzlei — auch wieder importieren: Der Import-Assistent unter Buchungen → Importieren ordnet Sachkonto und Kostenstelle automatisch zu.

Mail-Genehmigungslinks

Benachrichtigungs-Mails zu offenen Budgetanträgen enthalten für Genehmigerinnen und Genehmiger einen Ein-Klick-Link (Genehmigen / Ablehnen) direkt in der Mail — ganz ohne Login. Der Link ist ein signierter, 7 Tage gültiger Token ohne serverseitigen Zustand; Stufen- und Vier-Augen-Prüfung greifen wie bei der Entscheidung in der Anwendung. Ein bereits verwendeter oder abgelaufener Link zeigt eine schlichte Hinweisseite statt eines Fehlers.

E-Mail-Versand

Die Karte E-Mail-Versand (eigener SMTP) konfiguriert den Versand über Ihre eigene Domain — siehe E-Mail-Versand (SMTP).

Verschlüsselung

Die Karte Datenverschlüsselung steuert den Mandanten-Schlüssel (Plattform oder eigener) — siehe Verschlüsselung (BYOK).

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Die Karte Auftragsverarbeitung (AVV) stellt Ihnen einen fertig ausgefüllten Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bereit — für Ihre Datenschutz-Dokumentation. Der Vertrag ist bereits mit den Anbieterdaten, den eingesetzten Unterauftragsverarbeitern sowie den technischen und organisatorischen Maßnahmen vorbelegt.

1. Hinterlegen Sie zunächst den Firmennamen und die rechtsverbindliche Anschrift Ihres Unternehmens und speichern Sie. Ohne Eintrag wird der Mandantenname eingesetzt und die Anschrift als ausfüllbare Linie dargestellt.
2. Laden Sie den Vertrag anschließend über PDF herunterladen (Deutsch) oder Download (English) herunter. Die deutsche Fassung ist die maßgebliche.

Der AVV kann elektronisch oder unterschrieben zu Ihren Vertragsunterlagen genommen werden.

KI-Funktionen

Die Karte KI-Funktionen schaltet den optionalen KI-Assistenten frei: einen Datenassistenten für Fragen zu Budgets, Verträgen, Lizenzen und Einsparungen sowie eine präzisere automatische Auslesung hochgeladener Rechnungen und Verträge. Beides basiert auf der Claude-API von Anthropic.

Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert (Opt-in). Mit der Checkbox KI-Funktionen für diesen Mandanten aktivieren und Speichern schalten Sie sie frei — und jederzeit über dieselbe Checkbox wieder ab. An die Claude-API übermittelt werden dabei nur aggregierte Kennzahlen bzw. der Text des jeweiligen Dokuments, kein Training der Modelle mit Ihren Daten.

Datenexport

Die Karte Datenexport stellt einen vollständigen Export aller Daten dieses Mandanten bereit — inklusive hochgeladener Dokumente — als ZIP-Datei. Der Export dient der Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO und eignet sich ebenso als Sicherungskopie. Über Export herunterladen (ZIP) starten Sie den Download.

Beispieldaten

Solange Beispieldaten geladen sind, bietet die Seite Beispieldaten entfernen an — die Löschung erfolgt ausschließlich anhand der Kennzeichnungen (BSP-…, „Beispiel: …") und lässt echte Daten unberührt.

Weitere Administrationsbereiche

Bereich	Seite
Benutzer, Rollen, Einladungen	Benutzer & Rollen
Integrationen (Lizenzen, Cloud, VMs)	Administration → Integrationen — Kachel-Übersicht mit Status je Anbindung
Buchhaltung & Kanäle (Teams/Slack, Webhooks, DATEV/BMD)	Administration → Integrationen → Buchhaltung & Kanäle
SSO / SCIM	SSO & SCIM
Audit-Log	Sicherheit & Audit-Log
Abo & Abrechnung	Abo & Abrechnung

Region & Währung

Die Karte Region & Währung legt die Anzeigewährung und die Zeitzone des Mandanten fest.

• Die Anzeigewährung ist eine reine Anzeigeeinstellung — bereits erfasste Beträge werden dabei nicht umgerechnet.
• Die Zeitzone steuert, wann Stichtage (z. B. Fiskaljahresgrenzen) und geplante Läufe (z. B. automatische Benachrichtigungen) ausgelöst werden.

Land & Steuersätze

Alle in Contrixt gespeicherten Beträge sind Nettowerte. Damit Brutto-Rechnungsbeträge nicht von Hand umgerechnet werden müssen, wählen Sie hier Ihr Land und den Regelsteuersatz:

1. Öffnen Sie Administration → Einstellungen → Land & Steuersätze.
2. Wählen Sie das Land — die zugehörigen Mehrwertsteuersätze stehen danach in allen Betragsfeldern als Brutto-Option zur Auswahl.
3. Legen Sie den Regelsteuersatz fest und speichern Sie.

So prüfen Sie, ob es funktioniert: Öffnen Sie z. B. Buchungen → Neue Buchung — neben dem Betragsfeld erscheint die Auswahl Netto / Brutto (x % USt.). Bei Brutto-Eingabe rechnet Contrixt automatisch auf netto um und speichert den Nettowert.

Land & Steuersätze — Sonderfälle USA & Kanada

Für die USA und Kanada weicht die Steuerlogik vom europäischen Mehrwertsteuer-Modell ab:

• Vereinigte Staaten: Es gibt kein MwSt.-Modell. Stattdessen tragen Sie einen freien Sales-Tax-Satz (0–15 %) ein, da der kombinierte State- und Local-Satz je Standort variiert. Dieser eine Satz erscheint danach als Brutto-Option in den Betragsfeldern.
• Kanada: Zur Auswahl stehen die gängigen GST/HST-Sätze — 5 % GST, 13 % HST (Ontario), 15 % HST (Atlantikprovinzen) sowie 14,975 % (Québec, kombiniert).

Für alle übrigen Länder gilt weiterhin die reguläre MwSt.-Logik aus dem Abschnitt oben.

Papierformat bei PDF-Exporten (automatisch)

PDF-Berichte und der AVV werden automatisch im passenden Papierformat erzeugt: Letter für Mandanten mit Land USA oder Kanada, sonst A4. Eine manuelle Einstellung ist nicht nötig — das Format folgt automatisch dem unter Land & Steuersätze hinterlegten Land.