E-Mail-Versand (SMTP)
Contrixt versendet Benachrichtigungen (Budget-Warnungen, Vertragsfristen, Anträge) und System-Mails (Einladungen, Registrierungsbestätigungen) per E-Mail. Standardmäßig läuft der Versand über die Plattform — optional über Ihren eigenen SMTP-Server, damit alle Mails von Ihrer Domain kommen.
Das benötigen Sie
- Zugangsdaten Ihres SMTP-Servers (Host, Port, ggf. Benutzername/Passwort)
- Eine Absenderadresse Ihrer Domain (z. B.
it-controlling@ihre-firma.de) - Zugriff auf Ihre DNS-Einstellungen für SPF/DKIM (empfohlen)
Eigenen SMTP konfigurieren
In der Karte E-Mail-Versand (eigener SMTP) unter Administration → Einstellungen:
- SMTP-Host und Port eintragen; bei Port 465 die Option TLS implizit aktivieren, sonst nutzt Contrixt STARTTLS. Optional Benutzername und Passwort ergänzen.
- Absender-Adresse und Absender-Name festlegen.
- Speichern — das Passwort wird mit dem Mandanten-Schlüssel verschlüsselt abgelegt.
- Versand aktiviert einschalten — ab jetzt hat Ihr SMTP Vorrang vor dem Plattform-Versand.
Eigene Konfiguration entfernen schaltet jederzeit zurück auf den Plattform-Versand.
So stellen Sie sicher, dass es funktioniert
Tragen Sie eine Empfängeradresse ein und klicken Sie auf Test-Mail senden. Das Ergebnis erscheint direkt auf der Karte, inklusive Zeitpunkt und Status des letzten Tests. Kommt die Test-Mail nicht an, prüfen Sie Port/TLS-Einstellung, Zugangsdaten und den Spam-Ordner.
SPF/DKIM
Damit Ihre Mails nicht im Spam landen, stellen Sie sicher, dass der sendende Server für Ihre Absenderdomain autorisiert ist (SPF-Record, ggf. DKIM).
Was wird versendet?
| Empfänger | |
|---|---|
| Budget-Warnschwelle / -Überschreitung | Genehmiger und Budgetverantwortliche |
| Kündigungsfrist läuft ab / verpasst | Genehmiger und Vertragsverantwortliche |
| Budgetantrag wartet / entschieden | Genehmiger bzw. Antragsteller |
| Benutzer-Einladung | eingeladene Person |
| Registrierungs-Bestätigung | Ersteller des Mandanten |
Die Textvorlagen der Mails werden plattformseitig gepflegt; alle Mails tragen einheitliches Contrixt-Branding. Fehlgeschlagener Mailversand blockiert nie die auslösende Aktion — In-App-Benachrichtigungen erscheinen immer.