Bestellungen (Obligo)
Bestellungen bilden das Obligo ab: Geld, das bereits vergeben, aber noch nicht abgerechnet ist. So sehen Sie die echte Budgetauslastung, bevor die Rechnung eintrifft.
Bestellung erfassen
Unter Bestellungen legen Sie einen Eintrag an mit Budget (Kostenstelle × Kategorie), Bestelldatum, Betrag und Beschreibung — optional mit Lieferant und Vertrag. Der Betrag belastet die Budgetzelle sofort als Obligo und fließt in Ampeln, Auslastung und Forecast ein.
Freigabe (optional)
Hat Ihr Administrator eine Freigabepflicht konfiguriert, benötigen Bestellungen ab der festgelegten Betragsschwelle zunächst eine Freigabe durch Administrator oder Controlling. Bis dahin zeigt die Bestellung Wartet auf Freigabe, belastet das Budget noch nicht als Obligo und lässt sich nicht als bezahlt buchen. Abgelehnte Bestellungen bleiben zur Nachvollziehbarkeit sichtbar.
Lebenszyklus
- Offen — die Bestellung bindet Budget als Obligo.
- Als bezahlt buchen — mit einem Klick wird die Ist-Buchung erzeugt (Betrag anpassbar, falls die Rechnung abweicht) und das Obligo geschlossen.
- Alternativ: Schließen, wenn die Bestellung nicht zustande kommt — das Budget wird wieder frei. Versehentlich geschlossen? Wieder öffnen stellt das Obligo wieder her.
Warum Obligo pflegen?
Ohne Obligo sieht ein Budget gesund aus, obwohl Bestellungen über Tausende Euro unterwegs sind — die Dezember-Überraschung ist programmiert. Mit Obligo zeigt der Forecast die Wahrheit.
Auswertung
Bestellungen erscheinen in der Budgetmatrix (Spalte Obligo), im Dashboard (KPI „Obligo“) und in den Berichten. Der CSV-Export enthält alle Bestellungen mit Status.