MSP-Modus (verwaltete Kunden)

Mit dem MSP-Modus verwalten Sie als Service-Provider die IT-Budgets mehrerer Kunden über ein einziges Login — jeder Kunde als eigener Mandant mit vollständiger Datentrennung.

Überblick

Im MSP-Abo verwalten Sie beliebig viele Subkunden als eigene Mandanten in Contrixt — jeder mit eigener Subdomain (z. B. kunde-a.contrixt.com) und derselben strikten, auf Datenbankebene erzwungenen Mandantentrennung wie bei jedem regulären Mandanten. Das MSP-Paket enthält 10 Kundenmandanten; weitere Kunden lassen sich bei Bedarf hinzubuchen.

Kunden anlegen

In der MSP-Konsole legen Sie neue Kunden an:

1. Öffnen Sie die MSP-Konsole und klicken Sie auf Neuer Kunde.
2. Vergeben Sie Name und Subdomain des Kunden — die Verfügbarkeit der Subdomain wird live geprüft.
3. Der neue Mandant startet sofort mit den Standard-Budgetkategorien und dem aktuellen Fiskaljahr — einsatzbereit ohne weitere Einrichtung.

Endkunden-Benutzer laden Sie wie gewohnt über Benutzer & Rollen ein — sie erhalten eine eigene Anmeldung und können sich künftig selbst am Kundenmandanten anmelden, unabhängig von Ihrem MSP-Zugang. Dort arbeiten sie im Ansichtsmodus: Sie als MSP pflegen die Daten, der Endkunde sieht sie ein und bestätigt Projekt-Budgets sowie Verrechnungen.

In den Kunden wechseln

Aus der MSP-Konsole wechseln Sie mit einem Klick in den Kontext eines Kunden. Eine permanente Kontextleiste zeigt durchgehend, in welchem Kundenmandanten Sie gerade arbeiten, und bringt Sie per Klick wieder zurück zur MSP-Ebene.

Jeder Wechsel wird protokolliert — sowohl im Audit-Log des MSP-Mandanten als auch im Audit-Log des jeweiligen Kunden. So bleibt lückenlos nachvollziehbar, wer wann auf welchen Kunden zugegriffen hat.

Zuordnungen & Rollen

MSP-Administratoren haben automatisch Zugriff auf alle Ihre Kunden. Für weitere Mitarbeitende ordnen Sie den Zugriff gezielt je Kunde zu und vergeben dort eine Rolle — genau wie bei einem einzelnen Mandanten. So sehen z. B. Kolleginnen und Kollegen im Support nur die Kunden, für die sie zuständig sind. Zusätzlich zur Berechtigung wählen Sie je Zuordnung eine Funktionsrolle — siehe Rollenmodell für MSP-Mitarbeiter.

Rollenmodell für MSP-Mitarbeiter

Bei der Kunden-Zuordnung eines Mitarbeitenden in der Kundenverwaltung wählen Sie zusätzlich eine Funktionsrolle. Sie bestimmt, welche Konsolen-Tabs und Formulare der Mitarbeitende sieht und ob der Wechsel in den Kunden schreibend oder nur lesend erfolgt:

• Key Account — betreut die zugeordneten Kunden inhaltlich: IT-Roadmap, Technologie-Assessments, Projekt-Budgets, Quartalsberichte und Abrechnungs-Entwürfe. Wechselt schreibend in den jeweiligen Kunden.
• Finance — tenant-weit zuständig für Abrechnungen — Erstellung und Freigabe — sowie für Preisbuch, Konditionen und Preise. Sieht alle Kunden, wechselt in deren Mandanten jedoch nur lesend.
• Techniker — arbeitet fachlich in den zugeordneten Kunden, hat in der Konsole des Kundenmandanten aber nur Lesezugriff.
• Viewer — reiner Lesezugriff auf die zugeordneten Kunden, ohne Bearbeitungsmöglichkeit.

Die Freigabe von Abrechnungen bleibt bewusst Admin und Finance vorbehalten: Ein Key Accounter kann Abrechnungs-Entwürfe erstellen, die Freigabe erfolgt als Vier-Augen-Prinzip durch eine zweite, dazu berechtigte Person.

Konsolidierte Sichten

Die Übersicht der MSP-Konsole fasst alle Kunden auf einen Blick zusammen:

• Budgetauslastung je Kunde
• Kündigungs-Radar über alle Kundenmandanten hinweg

So müssen Sie Vertragsfristen und Budgetstände nicht kundenweise einzeln prüfen.

PSA- & RMM-Integrationen

Unter MSP-Konsole → Integrationen verbinden Sie Contrixt mit Ihren PSA- und RMM-Systemen und übernehmen Tickets, abrechenbare Stunden sowie Geräte-Inventar automatisch in die Kundenverwaltung.

ConnectWise Manage und Autotask (jeweils PSA) lesen die Firmen, Service-Tickets und Zeiteinträge der letzten 90 Tage. Beim Sync ordnet Contrixt neue Firmen automatisch per Namensabgleich einem Ihrer Kundenmandanten zu; die Zuordnung korrigieren Sie bei Bedarf jederzeit manuell in der Kundenverwaltung. Tickets und abrechenbare Stunden erscheinen anschließend je Kunde im neuen Bereich Tickets.

Datto RMM liest je Kunde die Sites und das Geräte-Inventar — Hostname, Gerätetyp, Betriebssystem und Online-Status — in den neuen Bereich Geräte.

Bei der Einrichtung hinterlegen Sie je System die Zugangsdaten Ihres Anbieter-Kontos:

• ConnectWise Manage — Company-ID sowie Public und Private Key Ihres ConnectWise-API-Zugangs.
• Autotask — API-Benutzer, Integration Code und Secret Ihres Autotask-API-Zugangs.
• Datto RMM — API-URL, Key und Secret Ihrer Datto-RMM-Plattform.

Contrixt speichert die Zugangsdaten verschlüsselt und prüft beim Speichern die Verbindung; den Abgleich der Daten lösen Sie anschließend jederzeit manuell per Sync aus. Je System lassen sich bei Bedarf mehrere Instanzen einrichten, etwa für getrennte PSA-Mandanten. Die Integrationen sind Bestandteil des MSP-Pakets.

In der Monatsabrechnung übernehmen Sie Tickets-Stunden und Gerätepauschalen direkt als Positionen: Der Stundensatz für PSA-Stunden stammt aus dem Preisbuch und berücksichtigt kundenspezifische Konditionen, Gerätepauschalen aus dem RMM-Inventar verrechnen Sie mit der im Preisbuch hinterlegten Pauschale.

Abrechnungs-Export

Für Ihre eigene Kundenrechnung exportieren Sie je Kunde und Zeitraum als CSV:

Inhalt	Detailtiefe
Ist-Buchungen	Gesamt, je Kategorie und je Kostenstelle, inklusive Einzelpositionen
Lizenzkosten	Monatskosten
Cloud-Kosten	Monatskosten
Verträge	Aktive Verträge mit ihrem Monatswert
PSA-Stunden	Übernommene Tickets und Zeiteinträge aus ConnectWise/Autotask mit Stundensatz
Gerätepauschalen	Übernommene Geräte aus dem RMM-Inventar mit Pauschale

Der Export bildet die Datengrundlage für Ihre Fakturierung an den jeweiligen Endkunden.

Verrechnung & Marge

Ordnen Sie als MSP Ihre Lieferantenverträge gezielt einem Kunden zu, um sie automatisch mit Ihrer Marge an dessen Mandanten weiterzugeben.

Im Vertragsformular des MSP-Mandanten steht dafür die Feldgruppe Verrechnung bereit:

• Kunde — wählen Sie den Mandanten, dem der Vertrag zugeordnet werden soll.
• Aufschlag in % — Ihr prozentualer Aufschlag auf den Einkaufspreis.
• Fester Verrechnungspreis — optional, hat Vorrang vor dem Aufschlag, wenn Sie lieber einen festen Betrag verrechnen möchten.

Sobald ein Vertrag einem Kunden zugeordnet ist, erscheint er automatisch in dessen Mandanten — aus Kundensicht mit Ihnen als Anbieter und dem Verrechnungspreis als Betrag. Änderungen und eine Löschung des Ursprungsvertrags werden dort automatisch übernommen.

In der MSP-Konsole zeigt Abrechnung je Kunde eine Verrechnungsübersicht mit monatlichem Einkauf, Verrechnung und Marge. Der CSV-Abrechnungs-Export ergänzt dies um einen Verrechnungs-Block je Vertrag mit Einkauf, Aufschlag, Verrechnungspreis und Marge.

Verträge ohne Kundenzuordnung bleiben rein interne MSP-Verträge.

Abrechnungsläufe & Preisbuch

Unter MSP-Konsole → Preise pflegen Sie Ihren Standard-Aufschlag, das Preisbuch für eigene Leistungen und Stundensätze, Lizenz-Verkaufspreise je SKU sowie Kundenkonditionen (Cloud- und Lizenz-Aufschlag, Rabatt je Kunde). Ein Margen-Alarm meldet Kunden, deren Marge unter Ihrer Zielmarge liegt.

Pauschalen — etwa einen Managed-Workplace-Preis je Benutzer — hinterlegen Sie je Kunde; die Menge kann automatisch der aktiven Benutzerzahl des Kundenmandanten folgen.

Ebenfalls unter Preise ordnen Sie zentral eingekaufte Lizenzen — Microsoft 365, Google Workspace, Adobe oder manuell erfasste — in Teilmengen einzelnen Kunden zu: mit Menge und Verrechnungspreis (Aufschlag in Prozent oder fester Verrechnungspreis; der feste Preis hat Vorrang). Beim Kunden erscheint die Zuordnung als gespiegelte, nicht editierbare Lizenz „von Ihrem IT-Partner" zum hinterlegten Verrechnungspreis.

Unter Abrechnung erzeugen Sie je Kunde und Monat einen Abrechnungslauf: Er friert Verträge, Pauschalen, Lizenzen — einschließlich zugeordneter Lizenz-Teilmengen mit Einkauf, Verkauf und Marge, ohne Doppelzählung mit den übrigen Kundenlizenzen — und Cloud-Kosten mit Ihren aktuellen Verkaufspreisen ein; eigene Positionen lassen sich ergänzen.

Die Freigabe vergibt eine fortlaufende Rechnungsnummer; das erzeugte PDF dient als Rechnungsentwurf für Ihre Buchhaltung — es ist keine Rechnung im steuerrechtlichen Sinn.

Alle Kundenabrechnungen eines Zeitraums lassen sich als ZIP exportieren.

E-Rechnung für Abrechnungen

Unter MSP-Konsole → Abrechnung hinterlegen Sie in der Karte „Rechnungssteller (E-Rechnung)" Ihre Stammdaten als Rechnungssteller: USt-IdNr., Straße, PLZ, Ort und Land (2-Buchstaben-Code, z. B. DE). Diese Angaben fließen in die E-Rechnung Ihrer Abrechnungsläufe ein.

Für jeden freigegebenen Abrechnungslauf (mit vergebener Rechnungsnummer) steht neben dem gewohnten PDF-Download zusätzlich ein Link „E-Rechnung (XML)" bereit — er liefert die Abrechnung als strukturierte CII-XML-Datei nach EN 16931, wie sie z. B. für die Weiterverarbeitung in der Buchhaltung Ihres Kunden benötigt wird.

vCIO & Quartalsberichte

Als vCIO liefert Contrixt datenbasierte Beratungsgrundlagen direkt aus Ihren Budgetdaten — ohne Zusatztools. In der Kundenliste der MSP-Konsole sehen Sie je Kunde sofort den Gesundheits-Score: eine Kennzahl, die Budgetdisziplin, Vertragsrisiken und weitere Signale zu einer Ampel verdichtet.

In der Kundenverwaltung eines einzelnen Kunden finden Sie darüber hinaus:

• Roadmap — geplante IT-Vorhaben des Kunden mit Zeithorizont, die Sie als Grundlage für Priorisierungsgespräche nutzen.
• Technologie-Assessment — ein Fragenkatalog mit Ampel-Bewertung je Themenfeld, aus dem sich ein Gesamt-Score und ein Budget-Vorschlag für die Folgeperiode ableiten.
• QBR-Bericht — der Quartalsbericht lässt sich per Klick als PDF erzeugen und enthält Kennzahlen, Roadmap-Stand und Assessment-Ergebnis in präsentationsfertiger Form.

Die Hardware-Refresh-Planung unter MSP-Konsole → Refresh wertet die hinterlegten Abschreibungsdaten aus und zeigt, welche Geräte über alle Kunden hinweg demnächst das Ende ihrer Nutzungsdauer erreichen — als Grundlage für rechtzeitige Ersatzbeschaffung.

Unter MSP-Konsole → Benchmark vergleichen Sie Ihre Kunden portfolio-intern miteinander, etwa die IT-Kosten je Benutzer gegen den Median Ihres eigenen Kundenstamms — ohne dass Daten einzelner Kunden für andere Kunden sichtbar werden.

Management-Summary im QBR-Bericht

Der Quartalsbericht (QBR) beginnt jetzt mit einer automatisch erzeugten Management-Summary: eine vorstandstaugliche Zusammenfassung auf einer Seite mit den wichtigsten Kennzahlen — IT-Kosten, Gesundheits-Score, erkanntes Einsparpotenzial und anstehende Fristen — sowie den wichtigsten Handlungsempfehlungen. So lässt sich der Bericht auch ohne weitere Vorbereitung direkt in Kundengesprächen präsentieren.

Kundenportal

Verwaltete Endkunden arbeiten in Contrixt in einem reinen Ansichtsmodus: alle Daten, die Sie als MSP für sie pflegen — Verträge, Budgets, Lizenzen und mehr — sind für sie jederzeit einsehbar, Änderungen nehmen ausschließlich Sie als MSP vor. Eine Einrichtungs-Tour beim Erststart entfällt in verwalteten Kundenumgebungen — die Einrichtung übernehmen Sie als MSP zentral über Onboarding-Templates.

Nach dem Login landet der Endkunde direkt auf der Portalseite IT-Partner. Sie zeigt auf einen Blick die Anzahl offener Entscheidungen, zentrale Kosten-Kennzahlen — Ist gegen Budget des laufenden Jahres, monatliche Lizenzkosten und aktive Verträge —, die Kündigungs- und Verlängerungsfristen der nächsten 90 Tage sowie die kritischen Punkte aus dem letzten Technologie-Assessment. Darüber hinaus findet der Kunde dort den IT-Health-Check mit Ampel-Bewertung je Themenfeld, die IT-Roadmap mit den für ihn geplanten Aktivitäten sowie die Projekt-Budgets, die Sie als Dienstleister für ihn vorgeschlagen oder committet haben.

Schlagen Sie als MSP ein Budget für ein Projekt vor oder committen Sie es verbindlich, sieht der Endkunde den Vorschlag in seinem Kundenportal und bestätigt oder lehnt ihn ab — dabei kann er einen Kommentar hinterlassen, den Sie als MSP in der Kundenverwaltung einsehen; den Bestätigungsstatus sehen Sie dort jederzeit.

Jede Verrechnung, die Sie für den Kunden erstellen, ist im Kundenportal mit allen Einzelpositionen einsehbar und lässt sich als PDF herunterladen. Bestätigt der Kunde die Verrechnung, erhalten Sie als MSP automatisch eine Benachrichtigung, dass Sie die Verrechnung durchführen können. Auch der von Ihnen erstellte QBR-Bericht lässt sich vom Kunden direkt im Portal als PDF herunterladen.

Der Administrationsbereich der Endkunden beschränkt sich auf Abo & Abrechnung; alle Konfigurationsseiten pflegen ausschließlich Sie als MSP.

Online-Zahlung im Kundenportal

Hinterlegen Sie unter MSP-Konsole → Abrechnung Ihren eigenen Stripe-Secret-Key, um Ihren Endkunden die Online-Zahlung freigegebener Verrechnungen zu ermöglichen. Sobald eine Verrechnung freigegeben und vom Kunden bestätigt ist, sieht dieser im Kundenportal den Button Jetzt online bezahlen und kann direkt per Karte zahlen — der Abrechnungslauf wird danach automatisch als bezahlt markiert, und Sie erhalten als MSP eine Benachrichtigung. Ohne hinterlegten Schlüssel bleibt die Zahlung wie bisher außerhalb von Contrixt geregelt.

Skalieren & White-Label

Für den effizienten Betrieb vieler Kunden bietet die MSP-Konsole mehrere Werkzeuge zur Skalierung. Bei der Kundenanlage wählen Sie optional ein Onboarding-Template: Es legt Kostenstellen, Budgetkategorien und Pauschalen vorbelegt an, sodass ein neuer Kunde sofort mit Ihrem Standard-Setup startet. Für Präsentationen und Tests legen Sie zudem per Klick einen Demo-Kunden mit Beispieldaten an.

Der zentrale Aktivitäts-Feed fasst wichtige Ereignisse über alle Kunden hinweg zusammen, sodass Sie nicht mehr jeden Kundenmandanten einzeln aufrufen müssen. Konsolidierte Lizenz- und Cloud-Dashboards zeigen entsprechend die Lizenz- bzw. Cloud-Kosten aller Kunden gebündelt an.

Für Ihr Team richten Sie eine Techniker-Sicht ein: Mitarbeitende mit dieser Zuordnung sehen ausschließlich die ihnen zugewiesenen Kunden — nicht Ihren gesamten Kundenstamm.

Unter Preise aktivieren Sie White-Label: Sie hinterlegen Ihren eigenen Markennamen und Ihre Markenfarbe, die dann statt „Contrixt" im Kundenportal Ihrer Endkunden erscheinen — inklusive der Kundenportal-Freigaben für Projekt-Budgets und Verrechnungen. Reicht das im MSP-Paket enthaltene Kontingent von 10 Kundenmandanten nicht aus, buchen Sie zusätzliche Subkunden-Kontingente auf Anfrage hinzu.

Pausieren & Löschen

• Pausieren sperrt den Zugriff auf den Kundenmandanten sofort — alle Daten bleiben vollständig erhalten, und der Zugang lässt sich jederzeit wieder freischalten.
• Löschen entfernt den Kundenmandanten und seine Daten endgültig; dieser Schritt ist nicht widerrufbar.