Dashboards, Berichte & Exporte

Dashboard und Berichte machen aus Ihren Budget- und Kostendaten entscheidungsreife Antworten — vom KPI bis zur einzelnen Buchung in zwei Klicks.

Das persönliche Dashboard

Das Dashboard ist Ihre Startseite — und pro Benutzer personalisierbar:

1. Klicken Sie auf Anpassen.
2. Über Widget hinzufügen wählen Sie aus dem Katalog: KPIs (Plan gesamt, Ist, Obligo, Restbudget, Forecast, Vertraglich gebunden), Diagramme (Plan vs. Ist je Kostenstelle, Planbudget nach Kategorie, Monatsverlauf der Kosten, Top-Lieferanten), Kündigungs-Radar, Letzte Buchungen, Lizenzkosten / Monat, IT-Kosten je Mitarbeiter u. a.
3. Per Drag & Drop anordnen, Breite mit −/+ ändern, Überflüssiges mit × entfernen.
4. Speichern — oder mit Zurücksetzen zur Standardansicht zurückkehren.

Drill-Down

Fast alles ist klickbar: Ein Klick auf einen Balken öffnet den Bericht der Kostenstelle, ein Kategorien-Segment filtert den Bericht auf die Kategorie, ein Monat oder Lieferant führt zur passenden Buchungsliste. Von der Kennzahl zur einzelnen Buchung sind es zwei Klicks.

Berichte

Das Modul Berichte liefert die Detailanalyse je Fiskaljahr:

• Plan/Ist/Obligo/Forecast je Kostenstelle × Kategorie mit Auslastung
• Plan vs. Ist nach Kategorie: Wo läuft es aus dem Ruder, wo bleibt Budget liegen?
• Vergleich zum Vorjahr: Ist-Kosten je Kategorie, aktuelles Jahr vs. Vorjahr
• Ist-Kosten im Monatsverlauf und Top-Lieferanten nach Ist-Kosten
• Filter nach Kostenstelle und Kategorie — auch per Drill-Down aus dem Dashboard erreichbar; ein Klick in Diagramme oder Tabellen verfeinert den Filter bis zur Buchungsliste

IT-Kosten je Mitarbeiter

Die Auswertung IT-Kosten je Mitarbeiter unter Berichte rechnet die gesamten IT-Kosten eines Fiskaljahres auf die Kostenstellen und damit auf die dort beschäftigten Personen herunter — getrennt nach direkt zurechenbaren und umgelegten Kosten.

• Direkte Kosten: Personengebundene Lizenzkosten (z. B. Microsoft 365, Zoom, Adobe) werden den Mitarbeitern über ihre Kostenstelle direkt zugerechnet. Ist eine Person über mehrere Lizenz-Quellen gleichzeitig identifizierbar (z. B. dieselbe E-Mail-Adresse in zwei Lizenzsystemen), zählt Contrixt sie nur einmal — Doppelzählungen entfallen.
• Umgelegte Kosten: Alle übrigen IT-Kosten — Verträge, Cloud-Kosten, virtuelle Maschinen, Abschreibungen sowie nicht personengebundene Lizenzanteile — lassen sich keiner einzelnen Person zuordnen. Sie werden über einen wählbaren Aufteilungsschlüssel anteilig auf die Kostenstellen umgelegt.

Als Aufteilungsschlüssel stehen zur Wahl:

Schlüssel	Grundlage
Mitarbeiterzahl	Die an der Kostenstelle gepflegte Mitarbeiterzahl
Lizenz-Nutzer	Anzahl der über Lizenzquellen erkannten Nutzer je Kostenstelle (automatisch ermittelt)
Manuelle Gewichte	Ein an der Kostenstelle frei vergebenes Gewicht
Gleichverteilung	Zu gleichen Teilen auf alle Kostenstellen mit Kostenzuordnung

Mitarbeiterzahl und Gewicht pflegen Sie direkt an der jeweiligen Kostenstelle; den aktiven Schlüssel für den gesamten Mandanten legen Administratoren unter Einstellungen → Finanzen & Steuern fest.

Je Kostenstelle zeigt der Bericht direkte Kosten, umgelegte Kosten, Gesamtkosten sowie Kosten pro Kopf, dazu eine Summenzeile über alle Kostenstellen und einen gesonderten Ausweis nicht zugeordneter Lizenz-Nutzer (Personen ohne erkennbare Kostenstelle). Die Auswertung steht zusätzlich als Dashboard-Widget sowie als Quelle IT-Kosten je Mitarbeiter bei den eigenen Berichts-Exporten zur Verfügung.

Mitarbeiter-Verzeichnis

Berichte → Mitarbeiter-Verzeichnis zeigt dieselben IT-Kosten nicht aggregiert je Kostenstelle, sondern auf Personenebene. Jeder Mitarbeitende erscheint mit Name, Quelle, Gruppierungswert, Kostenstelle, seinen direkten Lizenzkosten (aufklappbar je Lizenz) und seinem Anteil an den umgelegten Kosten:

• Quelle: SCIM-Provisionierung und/oder Lizenz-Sync (Microsoft 365, Google Workspace, Adobe). Ist eine Person über mehrere Quellen gleichzeitig identifizierbar (z. B. dieselbe E-Mail-Adresse in SCIM und im Lizenz-Sync), führt Contrixt die Konten automatisch zu einer Person zusammen.
• Gruppierungswert: der Wert des unter Einstellungen → Finanzen & Steuern gewählten Gruppierungsattributs — wählbar sind Abteilung (Standard), Kostenstelle, Division, Organisation, Personalnummer, Standort, Firma, Stadt, Land oder Position. Die Werte stammen aus der SCIM-Provisionierung oder, sofern dort nicht vorhanden, aus dem Lizenz-Sync.

Die Liste ist nach dem Gruppierungswert sortiert und gruppiert, jeweils mit Zwischensumme.

Nur Administratoren und Controlling

Aus Datenschutzgründen ist das Mitarbeiter-Verzeichnis auf die Rollen Administrator und Controlling beschränkt.

Das Mitarbeiter-Verzeichnis steht außerdem als REST-Ressource employee-costs (nur lesen, siehe Einstellungen → API-Keys und REST-API) sowie als Quelle Mitarbeiter-Verzeichnis bei den eigenen Berichts-Exporten zur Verfügung — dort mit demselben Datenschutz-Hinweis versehen.

Kosten-Anomalien

Contrixt vergleicht monatlich automatisch die Ist-Kosten jeder Kostenstelle, jedes Vertrags und jeder Cloud-Verbindung mit dem Durchschnitt der vorangegangenen Monate. Weicht der abgeschlossene Vormonat sowohl prozentual als auch absolut deutlich vom bisherigen Muster ab, entsteht ein Anomalie-Befund — Sie erfahren so von unerwarteten Kostensprüngen, ohne jede Kostenstelle einzeln im Blick behalten zu müssen.

Befunde erscheinen je nach Konfiguration als Benachrichtigung in der App, per E-Mail, optional in Microsoft Teams/Slack sowie als Webhook-Event — und zusätzlich im Modul Berichte. Dort prüfen Sie den Befund und markieren ihn nach Klärung als geprüft, um ihn aus der offenen Liste zu entfernen.

Aktivierung, Prozent-Schwelle, Mindestbetrag und Vergleichszeitraum konfigurieren Administratoren unter Einstellungen → Kosten-Anomalie-Alarme.

Zahlungsvorschau

Am Ende des Moduls Berichte zeigt die Karte „Zahlungsvorschau (12 Monate)" eine monatsweise Hochrechnung der kommenden 12 Monate — getrennt nach Verträgen (inklusive hinterlegter Preiserhöhungen), Lizenzkosten, offenen Bestellungen und geplanten Investitionen, jeweils mit Monatssumme sowie einer Gesamtsumme über alle 12 Monate. So erkennen Sie frühzeitig, in welchen Monaten größere Zahlungen anstehen.

Was-wäre-wenn-Szenarien

Unterhalb der Diagramme im Modul Berichte rechnen Sie Szenarien direkt im Browser durch — rein interaktiv, es wird nichts gespeichert.

1. Globale Anpassung: ein Regler von −50 % bis +50 % verändert alle künftigen Monate des Jahres auf einen Schlag.
2. Je Kategorie: im aufklappbaren Bereich stellen Sie zusätzlich für jede Budgetkategorie eine eigene prozentuale Anpassung ein.
3. Fixkosten entfernen/hinzufügen: für einen gekündigten Vertrag oder ein neues Projekt tragen Sie einen Betrag pro Monat ein sowie den Monat, ab dem er wirken soll.

Bereits vergangene Ist-Monate des Jahres bleiben dabei unangetastet — angepasst werden ausschließlich die künftigen Monate.

Das Ergebnis erscheint sofort als Diagramm-Vergleich zwischen Basis-Hochrechnung und Szenario, Monat für Monat, ergänzt um die Kennzahl Delta Jahressumme: grün zeigt eine Einsparung, rot Mehrkosten gegenüber der Basis-Hochrechnung.

Nichts geht verloren, nichts wird gespeichert

Die Szenario-Karte rechnet ausschließlich lokal im Browser. Ein Neuladen der Seite setzt alle Einstellungen zurück. Für eine dauerhafte, festgeschriebene Planung nutzen Sie stattdessen die Budgetplanung.

Eigene Exporte

Reicht der Standard-Export nicht, stellen Sie sich unter Berichte → Eigene Exporte (oben rechts) beliebig viele wiederkehrende oder einmalige Berichte selbst zusammen. Die Seite ist Administratoren und dem Controlling vorbehalten.

Beim Anlegen wählen Sie:

• Quelle — worüber berichtet wird: Ist-Kosten, Budgets, Obligo, Verträge, Investitionen, IT-Kosten je Mitarbeiter oder Mitarbeiter-Verzeichnis. Die Quelle bestimmt die verfügbaren Spalten; die Quelle Mitarbeiter-Verzeichnis ist Administratoren und dem Controlling vorbehalten und mit einem Datenschutz-Hinweis versehen.
• Spalten mit Reihenfolge — haken Sie die gewünschten Spalten an und bringen Sie sie per ↑/↓ in die Reihenfolge, in der sie in der Datei erscheinen sollen. Nicht benötigte Spalten entfernen Sie mit ×.
• Format — CSV (Excel-tauglich, deutsches Format), XLSX (native Excel-Mappe) oder PDF (druckfertig).
• Zeitraum — gesamter Datenbestand, aktuelles Geschäftsjahr oder nur der Vormonat.
• Zeitplan — Manuell (nur auf Knopfdruck) oder automatisch täglich, wöchentlich bzw. monatlich.
• Empfänger — die E-Mail-Adresse, an die der Export geht (vorbelegt mit Ihrer eigenen).

Automatische Exporte werden morgens per E-Mail versendet. Unabhängig vom Zeitplan lösen Sie mit Jetzt senden jederzeit einen sofortigen Versand aus oder holen die Datei über Download direkt ab. Bestehende Konfigurationen lassen sich Bearbeiten oder löschen.

E-Mail-Versand setzt SMTP voraus

Für den automatischen wie den manuellen E-Mail-Versand muss der SMTP-Zugang Ihres Mandanten konfiguriert sein. Ist kein Postausgang hinterlegt, meldet „Jetzt senden" einen Fehler — der Download funktioniert aber weiterhin.

Exporte & Schnittstellen

Export	Beschreibung
CSV	Budgets, Buchungen und Audit-Log als CSV in deutschem Format (Excel-tauglich)
iCal	Kündigungstermine als Kalender-Feed für Outlook & Co.
REST-API	JSON-Endpunkte für Power BI und andere BI-Tools — mit Rechten (Lesen/Schreiben) je Datentyp

REST-API & Power BI

Contrixt bietet neben den Exporten eine vollwertige REST-API — für BI-Tools wie Power BI ebenso wie für Integrationen mit Schreibzugriff, wo sinnvoll. Je API-Key legen Administratoren die Rechte pro Datentyp einzeln fest (Kein Zugriff / Lesen / Lesen + Schreiben). In Power BI: Daten abrufen → Web, URL des Endpunkts plus Key als Header. Details zu Keys, Rechten, der interaktiven Swagger-Doku und der OpenAPI-Beschreibung siehe Einstellungen → API-Keys und REST-API.

API-Keys sind Zugangsdaten

Behandeln Sie API-Keys wie Passwörter. Bei Verdacht auf Kompromittierung: Key löschen und neu erzeugen.