Tableaux de bord, rapports & exports

Le tableau de bord et les rapports transforment vos données de budget et de coûts en réponses prêtes à la décision — du KPI à l'écriture individuelle en deux clics.

Votre tableau de bord personnel

Le tableau de bord est votre page d'accueil — et il est personnalisable par utilisateur :

1. Cliquez sur Personnaliser.
2. Via Ajouter un widget, choisissez dans le catalogue : KPIs (Budget total, Réalisé, Engagé, Budget restant, Prévision, Engagé par contrat), graphiques (Budget vs réalisé par centre de coûts, Budget planifié par catégorie, Évolution mensuelle des coûts, Principaux fournisseurs), Radar de résiliation, Écritures récentes, Coût des licences / mois, Coûts IT par collaborateur, et bien d'autres.
3. Organisez par glisser-déposer, ajustez la largeur avec −/+, retirez ce qui encombre avec ×.
4. Enregistrez — ou revenez à la vue par défaut avec Réinitialiser.

Exploration en profondeur (drill-down)

Presque tout est cliquable : une barre ouvre le rapport du centre de coûts correspondant, un segment de catégorie filtre le rapport sur cette catégorie, un mois ou un fournisseur mène à la liste d'écritures correspondante. Du KPI à l'écriture individuelle en deux clics.

Rapports

Le module Rapports fournit l'analyse détaillée par exercice :

• Budget/réalisé/engagé/prévision par centre de coûts × catégorie, avec le taux d'utilisation
• Budget vs réalisé par catégorie : où les écarts se creusent-ils, où reste-t-il du budget disponible ?
• Comparaison d'une année sur l'autre : coûts réels par catégorie, année en cours vs année précédente
• Coûts réels par mois et Principaux fournisseurs par coûts réels
• Filtres par centre de coûts et par catégorie — également accessibles par exploration en profondeur depuis le tableau de bord ; cliquer dans les graphiques ou les tableaux affine le filtre jusqu'à la liste d'écritures

Coûts IT par collaborateur

Le rapport Coûts IT par collaborateur, sous Rapports, répartit l'ensemble des coûts IT d'un exercice sur les centres de coûts — et donc sur les collaborateurs qui y sont rattachés — en distinguant les coûts directement imputables et les coûts répartis.

• Coûts directs : les coûts de licences nominatives (par ex. Microsoft 365, Zoom, Adobe) sont imputés aux collaborateurs directement via leur centre de coûts. Lorsqu'une même personne est identifiable dans plusieurs sources de licences à la fois (par ex. la même adresse e-mail dans deux systèmes de licences), Contrixt ne la compte qu'une seule fois — sans double comptage.
• Coûts répartis : tous les autres coûts IT — contrats, coûts cloud, machines virtuelles, amortissements, ainsi que la part des licences non nominatives — ne peuvent être rattachés à une personne précise. Ils sont répartis sur les centres de coûts au moyen d'une clé de répartition que vous choisissez.

Clés de répartition disponibles :

Clé	Base
Effectif	L'effectif renseigné sur le centre de coûts
Utilisateurs de licences	Nombre d'utilisateurs détectés via les sources de licences par centre de coûts (déterminé automatiquement)
Poids manuels	Un poids librement attribué au centre de coûts
Répartition égale	À parts égales entre tous les centres de coûts disposant d'une imputation de coûts

Vous renseignez l'effectif et le poids directement sur le centre de coûts concerné ; les administrateurs définissent la clé active pour l'ensemble de l'organisation sous Paramètres → Finances & taxes.

Pour chaque centre de coûts, le rapport affiche les coûts directs, les coûts répartis, le total ainsi que le coût par personne, complétés par une ligne de total sur l'ensemble des centres de coûts et un indicateur distinct pour les utilisateurs de licences non rattachés (personnes sans centre de coûts identifiable). Le rapport est également disponible sous forme de widget de tableau de bord et comme source Coûts IT par collaborateur dans les exports personnalisés.

Annuaire des collaborateurs

Rapports → Annuaire des collaborateurs affiche les mêmes coûts IT non plus agrégés par centre de coûts, mais au niveau de la personne. Chaque collaborateur apparaît avec son nom, sa source, sa valeur de regroupement, son centre de coûts, ses coûts de licences directs (détaillables par licence) et sa part des coûts répartis :

• Source : provisionnement SCIM et/ou synchronisation des licences (Microsoft 365, Google Workspace, Adobe). Lorsqu'une même personne est identifiable dans plusieurs sources à la fois (par ex. la même adresse e-mail en SCIM et dans la synchronisation des licences), Contrixt fusionne automatiquement les comptes en une seule personne.
• Valeur de regroupement : la valeur de l'attribut de regroupement choisi sous Paramètres → Finances & taxes — au choix : service/département (par défaut), centre de coûts, division, organisation, matricule, site, société, ville, pays ou fonction. Les valeurs proviennent du provisionnement SCIM ou, à défaut, de la synchronisation des licences.

La liste est triée et regroupée selon la valeur de regroupement, avec un sous-total pour chaque groupe.

Réservé aux administrateurs et au contrôle de gestion

Pour des raisons de confidentialité, l'annuaire des collaborateurs est réservé aux rôles Administrateur et Contrôle de gestion.

L'annuaire des collaborateurs est également disponible comme ressource REST employee-costs (lecture seule, voir Paramètres → Clés API et API REST) et comme source Annuaire des collaborateurs dans les exports personnalisés — avec la même mention de confidentialité.

Anomalies de coûts

Chaque mois, Contrixt compare automatiquement les coûts réels de chaque centre de coûts, chaque contrat et chaque connexion cloud à la moyenne des mois précédents. Si le mois précédent clôturé s'écarte nettement du schéma habituel, en pourcentage comme en valeur absolue, une anomalie est détectée — vous êtes ainsi informé des écarts de dépenses inattendus sans devoir surveiller chaque centre de coûts individuellement.

Selon la configuration, les anomalies détectées apparaissent sous forme de notification dans l'application, par e-mail, en option dans Microsoft Teams/Slack, et comme événement webhook — ainsi que dans le module Rapports. Vous y examinez l'anomalie et la marquez comme vérifiée une fois clarifiée, pour la retirer de la liste des éléments en attente.

L'activation, le seuil en pourcentage, le montant minimum et la période de comparaison se configurent sous Paramètres → Alertes d'anomalies de coûts.

Prévision de paiements

En bas du module Rapports, la carte « Prévision de paiements (12 mois) » affiche une projection mois par mois des 12 prochains mois — répartie entre contrats (y compris les hausses de prix prévues), coûts de licences, commandes ouvertes et investissements planifiés, chacun avec un total mensuel ainsi qu'un total général sur les 12 mois. Vous identifiez ainsi tôt les mois où des paiements importants sont à prévoir.

Scénarios hypothétiques

Sous les graphiques du module Rapports, vous pouvez simuler des scénarios directement dans le navigateur — de façon purement interactive, sans rien enregistrer.

1. Ajustement global : un curseur de −50 % à +50 % modifie d'un coup tous les mois futurs de l'année.
2. Par catégorie : dans la section déroulante, définissez en plus un ajustement en pourcentage propre à chaque catégorie de budget.
3. Retirer/ajouter des coûts fixes : pour un contrat résilié ou un nouveau projet, saisissez un montant par mois ainsi que le mois à partir duquel il s'applique.

Les mois déjà passés de l'année, avec leur réalisé, restent inchangés — seuls les mois futurs sont ajustés.

Le résultat apparaît immédiatement sous forme de graphique comparant la projection de base et le scénario, mois par mois, complété par l'indicateur Écart sur le total annuel : vert pour une économie, rouge pour un surcoût par rapport à la projection de base.

Rien n'est enregistré

La carte de scénarios calcule uniquement en local dans le navigateur. Recharger la page réinitialise tous les réglages. Pour une planification durable et actée, utilisez plutôt la planification budgétaire.

Exports personnalisés

Lorsque l'export standard ne suffit pas, créez vous-même autant de rapports récurrents ou ponctuels que nécessaire sous Rapports → Exports personnalisés (en haut à droite). Cette page est réservée aux administrateurs et au contrôle de gestion.

Lors de la création, vous choisissez :

• Source — sur quoi porte le rapport : coûts réels, budgets, montants engagés, contrats, investissements, coûts IT par collaborateur ou annuaire des collaborateurs. La source détermine les colonnes disponibles ; la source Annuaire des collaborateurs est réservée aux administrateurs et au contrôle de gestion et porte une mention de confidentialité.
• Colonnes et ordre — cochez les colonnes souhaitées et utilisez ↑/↓ pour les organiser dans l'ordre où elles doivent apparaître dans le fichier. Retirez les colonnes inutiles avec ×.
• Format — CSV (compatible Excel, format allemand), XLSX (classeur Excel natif) ou PDF (prêt à l'impression).
• Période — l'ensemble des données, l'exercice en cours ou seulement le mois précédent.
• Planification — Manuelle (à la demande uniquement) ou automatique, quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
• Destinataire — l'adresse e-mail à laquelle l'export est envoyé (pré-remplie avec la vôtre).

Les exports automatisés sont envoyés par e-mail le matin. Quelle que soit la planification, Envoyer maintenant déclenche à tout moment un envoi immédiat, ou vous récupérez directement le fichier via Télécharger. Les configurations existantes peuvent être modifiées ou supprimées.

L'envoi par e-mail nécessite le SMTP

L'envoi par e-mail, automatisé ou manuel, nécessite que l'accès SMTP de votre locataire soit configuré. Sans serveur de messagerie sortant, Envoyer maintenant génère une erreur — mais Télécharger fonctionne toujours.

Exports & interfaces

Export	Description
CSV	Budgets, écritures et journal d'audit au format CSV allemand (compatible Excel)
iCal	Dates de résiliation sous forme de flux calendaire pour Outlook et autres
API REST	Points de terminaison JSON pour Power BI et d'autres outils de BI — avec des droits (lecture/écriture) par type de données

API REST & Power BI

Outre les exports, Contrixt propose une API REST complète — pour les outils de BI comme Power BI, mais aussi pour des intégrations avec accès en écriture là où cela a du sens. Pour chaque clé API, les administrateurs définissent les droits par type de données (Aucun accès / Lecture / Lecture et écriture). Dans Power BI : Obtenir des données → Web, URL du point de terminaison plus la clé en en-tête. Pour le détail des clés, des droits, de la documentation Swagger interactive et de la description OpenAPI, voir Paramètres → Clés API et API REST.

Les clés API sont des identifiants sensibles

Traitez les clés API comme des mots de passe. En cas de suspicion de compromission : supprimez la clé et créez-en une nouvelle.