Demandes de budget

Les augmentations de budget dans Contrixt passent par des demandes soumises à un circuit d'approbation — traçables, basées sur des règles et sans échanges d'e-mails sans fin.

Soumettre une demande

Dans Demandes, vous créez une demande avec :

• Centre de coûts et catégorie (la cellule de budget à augmenter)
• Montant et motif (au moins 10 caractères)

Si aucun budget n'existe encore pour la combinaison choisie de centre de coûts et de catégorie, le formulaire le signale : l'approbation de la demande crée automatiquement le budget correspondant.

Après Envoyer, la demande reçoit le statut en attente ; le responsable de budget concerné est averti — dans l'application et par e-mail.

Décider

Les administrateurs et les contrôleurs statuent sur les demandes en attente — Approuver (la valeur planifiée de la cellule de budget est alors automatiquement augmentée) ou Refuser, chacune avec une note facultative. Les demandeurs sont informés de la décision.

Retirer une demande

Tant qu’une demande n’est pas entièrement approuvée (statut ouverte ou rejetée), le demandeur peut la supprimer lui-même — via le bouton Supprimer dans la liste des demandes, avec confirmation. Les validations d’étape déjà accordées sont alors perdues. Les demandes entièrement approuvées restent immuables, car leur montant a déjà été intégré au budget.

Approbation à plusieurs niveaux

Si votre administrateur a configuré des niveaux d'approbation, une demande passe par chaque niveau dont le seuil de montant est atteint — par ex. le contrôle de gestion en premier, puis l'administration à partir de 10 000 € :

• La liste des demandes affiche la progression (niveau x/y) et qui doit statuer.
• Chaque niveau est décidé par la partie configurée — un rôle, le responsable de budget de la cellule concernée, ou un utilisateur spécifique ; ils sont automatiquement avertis.
• Seul le dernier niveau fait passer la demande au statut approuvée et augmente la valeur planifiée. Un refus à n'importe quel niveau rejette la demande dans son ensemble.
• Chaque décision de niveau apparaît avec le nom et la date directement sur la demande.

Règles (configurables)

Dans Administration → Paramètres, les administrateurs définissent :

Règle	Effet
Approbation automatique jusqu'à un montant	Les demandes jusqu'à ce montant sont approuvées automatiquement (0 = désactivé)
Principe des quatre yeux	Les demandeurs ne peuvent pas approuver leurs propres demandes ; avec des niveaux d'approbation, personne ne peut non plus statuer sur deux niveaux d'une même demande

Le principe des quatre yeux est activé par défaut. Si un seul utilisateur travaille actuellement dans votre organisation, il ne peut pas approuver ses propres demandes — la page Demandes affiche alors automatiquement une indication invitant à inviter un second approbateur ou à ajuster le paramètre.

Les administrateurs configurent les niveaux d'approbation et les exigences d'approbation pour les commandes/investissements dans Circuit d'approbation.

Historique

Chaque demande conserve son historique complet : qui a fait la demande, qui a statué à chaque niveau, quand, avec quelle note. Chaque décision est également consignée dans le journal d'audit.