Budgets et prévision
Le module Budgets affiche le plan, le réalisé, l'engagement et les coûts liés aux contrats par centre de coûts × catégorie dans une seule matrice — toujours pour un exercice donné.
Termes clés
| Terme | Signification |
|---|---|
| Plan | Le montant annuel planifié d'une cellule de budget |
| Réalisé | Somme des coûts enregistrés (écritures) |
| Engagement | Montants commandés mais pas encore facturés (commandes) |
| Lié | Réalisé + engagement |
| Lié par contrat | La part fixée par les contrats rattachés |
Exercices et catégories
Les exercices et les catégories de budget (par ex. Logiciels et licences, Services cloud, Matériel, Maintenance et support) sont gérés par un administrateur dans Administration → Paramètres. Un seul exercice est actif à la fois ; toutes les pages l'affichent par défaut.
Planifier un budget
- Ouvrez Budgets et sélectionnez l'exercice.
- Saisissez le montant planifié par centre de coûts et catégorie.
- Ajoutez éventuellement une note et un responsable — le responsable est chargé du budget, décide des demandes de budget et est averti lorsque les seuils d'alerte sont atteints.
- La matrice affiche immédiatement le taux d'utilisation et le budget restant.
Indicateurs d'utilisation et seuils d'alerte
Chaque cellule porte un indicateur : vert (conforme au plan), jaune (seuil d'alerte atteint), rouge (dépassé). Le seuil d'alerte budgétaire (configurable dans Administration → Paramètres) déclenche également des notifications aux responsables de budget — dans l'application et par e-mail.
Supprimer un budget
Vous supprimez une cellule de budget via Budgets → Modifier la cellule — en bas de la fiche, Supprimer le budget (réservé aux administrateurs/contrôleurs, et uniquement tant que l'exercice est ouvert). Si la cellule comporte déjà des écritures ou des commandes, la boîte de dialogue en indique le nombre ; vous devez explicitement approuver leur suppression conjointe via une case à cocher avant de pouvoir confirmer le bouton de suppression. La suppression est irréversible et supprime avec elle les écritures et commandes de la cellule.
Prévision de fin d'exercice
Contrixt calcule une projection au rythme actuel par cellule de budget : les coûts réalisés jusqu'ici sont extrapolés jusqu'à la fin de l'exercice. La prévision ne descend jamais en dessous des coûts déjà liés (réalisé + engagement + lié par contrat) — une limite basse volontairement prudente. Vous voyez ainsi, plusieurs mois à l'avance, où en sera l'exercice.
Report de budget
En fin d'exercice, vous reportez les valeurs planifiées vers l'exercice suivant en un clic : choisissez l'exercice source, définissez éventuellement un ajustement en pourcentage (±%), puis Reporter. Les valeurs déjà existantes dans l'exercice cible ne sont pas écrasées.
Planification de l'exercice suivant
Pour une planification budgétaire structurée et transversale, ouvrez Budgets → Planification exercice suivant. Contrairement au simple report en un clic, ce workflow permet de recueillir les valeurs planifiées auprès de plusieurs responsables de centres de coûts avant qu'elles ne deviennent définitives.
Un administrateur crée d'abord un cycle de planification pour un exercice cible — éventuellement pré-rempli avec les valeurs planifiées d'un exercice de référence (par défaut : l'exercice en cours). Les responsables de budget saisissent ensuite les valeurs planifiées de façon ascendante, par centre de coûts × catégorie, mais uniquement pour leurs centres de coûts assignés ; les administrateurs et le contrôle de gestion voient et modifient toutes les lignes. Pour comparaison, le plan de l'exercice précédent et le réalisé de l'exercice précédent à ce jour sont affichés.
Chaque cycle passe par trois statuts :
| Statut | Signification |
|---|---|
| OPEN | Cycle en cours de saisie |
| REVIEW | Soumis pour validation (par le créateur ou un responsable de budget) |
| APPROVED | Approuvé (administrateur uniquement) |
Depuis REVIEW, un administrateur peut à tout moment renvoyer le cycle en révision vers OPEN.
L'approbation est l'action décisive : elle inscrit toutes les valeurs planifiées du cycle comme budgets dans l'exercice cible. Ensuite, le cycle ne peut plus être modifié ni supprimé. Tant qu'un cycle n'est pas approuvé, un administrateur peut le supprimer à tout moment.
Alternative : report rapide
Si une coordination à plusieurs niveaux n'est pas nécessaire, le simple report de budget avec un ajustement forfaitaire (voir ci-dessus) suffit souvent.
Comparaison d'une année sur l'autre
Le module Rapports compare l'exercice en cours avec le précédent — par centre de coûts, par catégorie ou au total. Détails dans Tableaux de bord, rapports et exports.
Budget insuffisant ?
Les augmentations de budget passent par des demandes de budget — avec un circuit d'approbation, sans échanges d'e-mails sans fin.