Paramètres

Administration → Paramètres regroupe l'ensemble de la configuration de votre organisation — des exercices et règles d'approbation à l'envoi d'e-mails. La page est organisée en cinq sections : Général (workflows, région et devise), Approbations (niveaux et seuils d'approbation), Finances & taxes (pays et taux de TVA, exercices, catégories), Sécurité & données (chiffrement, DPA, assistant IA, export des données) et API.

Exercices

La carte Exercices définit vos périodes de planification : par exercice, un libellé ainsi qu'une date de début et de fin. Tous les budgets, écritures et rapports se rattachent à un exercice.

En fin d'exercice :

1. Créez le nouvel exercice.
2. Reportez les valeurs planifiées avec le report de budget.
3. Marquez l'ancien exercice avec Clôturer — il reste disponible pour les rapports et les comparaisons d'une année sur l'autre et peut être réactivé avec Rouvrir.

Un exercice clôturé est entièrement verrouillé : au-delà de la gestion des budgets, il n'est plus possible non plus de saisir ou d'importer des écritures pour cet exercice (y compris via DATEV ou BMD), de créer des commandes ou de les marquer comme payées, ni d'approuver des demandes de budget qui s'y rattachent. Les chiffres clôturés restent ainsi définitivement inchangés. Rouvrir lève à nouveau ce verrouillage en cas de besoin.

Les exercices créés par erreur peuvent être corrigés : un exercice situé entièrement dans le futur et ne comportant encore aucun budget ni aucune demande peut être supprimé via Supprimer (avec boîte de confirmation). Dès que l'exercice a commencé ou que des données y sont rattachées, le bouton disparaît — il ne reste alors que la clôture.

Catégories budgétaires

Les catégories (par exemple Logiciels & licences, Services cloud, Matériel) structurent la matrice budgétaire ; pour chaque catégorie, vous définissez le type de coût — OPEX (récurrent) ou CAPEX (investissement). Lors de la création, vous pouvez également renseigner, en option, un compte général — il est repris pour chaque écriture dans l'Export DATEV/BMD comme numéro de compte général. Les nouvelles catégories sont immédiatement disponibles dans les budgets, les écritures et les contrats. Les catégories inutilisées peuvent être supprimées : si des données en dépendent encore (budgets, écritures, commandes ainsi que contrats et investissements assignés), Contrixt en indique le nombre et exige l'approbation explicite de la suppression associée via une case à cocher avant la suppression, qui est irréversible.

Workflows et seuils

La carte Workflows et seuils contrôle les approbations, les alertes budgétaires et le radar de résiliation pour l'ensemble de votre organisation :

Paramètre	Effet
Seuil d'alerte budgétaire (%)	À partir de ce taux d'utilisation, une cellule budgétaire passe au jaune et déclenche des notifications
Radar « bientôt » / « urgent » (jours)	Délais à partir desquels le radar de résiliation classe les échéances contractuelles
Approbation automatique jusqu'à (€)	Les demandes budgétaires inférieures à ce montant sont approuvées automatiquement (0 = désactivé)
Principe des quatre yeux	Les demandeurs ne peuvent pas décider de leurs propres demandes

Vous configurez les étapes d'approbation à plusieurs niveaux et les exigences d'approbation pour les commandes/investissements sous Workflow d'approbation.

Alertes d'anomalies de coûts

La carte Alertes d'anomalies de coûts, sous Finances & taxes, détecte automatiquement les écarts de dépenses inhabituels : pour chaque centre de coûts, chaque contrat et chaque connexion cloud, Contrixt compare le mois précédent clôturé à la moyenne des mois précédents. Si un mois dépasse à la fois le seuil en pourcentage et le montant minimum, une anomalie est détectée — sous forme de notification dans l'application, par e-mail, en option dans Microsoft Teams/Slack, et comme événement webhook signé (voir Notifications de canaux et webhooks sortants). Les anomalies détectées apparaissent également dans le module Rapports, où elles peuvent être classées comme vérifiées une fois examinées.

Cette fonctionnalité est désactivée par défaut. Cochez Activer les alertes d'anomalies de coûts pour l'activer, puis définissez :

Paramètre	Valeur par défaut	Effet
Seuil en pourcentage (%)	30 %	Écart relatif par rapport à la moyenne à partir duquel une anomalie est détectée
Montant minimum (€)	250 €	Écart absolu minimum supplémentaire, pour que les petits montants ne déclenchent pas d'anomalie
Période de comparaison (mois)	3	Nombre de mois précédents utilisés pour calculer la moyenne

Une anomalie n'est détectée que si les deux seuils — pourcentage et montant minimum — sont dépassés simultanément.

Coûts IT par collaborateur (clé de répartition)

La carte Coûts IT par collaborateur, sous Finances & taxes, détermine la clé de répartition utilisée pour répartir sur les centres de coûts les coûts IT qui ne peuvent pas être imputés directement (contrats, cloud, machines virtuelles, amortissements, part des licences non nominatives) :

Clé	Base
Effectif	L'effectif renseigné sur le centre de coûts
Utilisateurs de licences	Nombre d'utilisateurs détectés via les sources de licences par centre de coûts (déterminé automatiquement)
Poids manuels	Un poids librement attribué au centre de coûts
Répartition égale	À parts égales entre tous les centres de coûts disposant d'une imputation de coûts

La clé choisie s'applique à l'ensemble de votre organisation. Vous renseignez l'effectif et le poids directement sur le centre de coûts concerné ; indépendamment de ce choix, les coûts de licences nominatives sont toujours imputés directement au centre de coûts de la personne concernée. Le résultat est visible dans le module Rapports → Coûts IT par collaborateur.

Annuaire des collaborateurs (attribut de regroupement)

La carte Annuaire des collaborateurs, sous Finances & taxes, détermine l'attribut selon lequel l'annuaire des collaborateurs sous Rapports est regroupé par défaut : Service/département (par défaut), Centre de coûts, Division, Organisation, Matricule, Site, Société, Ville, Pays ou Fonction.

Le service/département, le centre de coûts, le matricule, la division et l'organisation proviennent du provisionnement SCIM de votre fournisseur d'identité (voir Attributs des collaborateurs (schéma Enterprise)) ; les autres valeurs sont reprises, lorsqu'elles sont disponibles, depuis la synchronisation des licences (M365/Google/Adobe). Pour des raisons de confidentialité, l'annuaire des collaborateurs lui-même est réservé aux rôles Administrateur et Contrôle de gestion.

Clés API et API REST

La carte Accès API (Power BI, Excel, intégrations) crée des clés pour l'API REST Contrixt complète (base https://app.contrixt.com/api/v1, ou votre sous-domaine de mandant). Elle couvre tous les types de données principaux : centres de coûts, catégories budgétaires, exercices, budgets, écritures, commandes/engagements, contrats, fournisseurs, factures (lecture seule), investissements, demandes budgétaires (lecture seule), applications, économies, licences (lecture seule), utilisateurs (lecture seule), résultats de SaaS Discovery (lecture seule), tickets PSA (lecture seule), appareils RMM (lecture seule), points de terminaison de webhooks (lecture/écriture), anomalies de coûts (lecture seule), coûts IT par collaborateur (lecture seule) et coûts des collaborateurs (lecture seule). La clé est affichée une seule fois et n'est stockée que sous forme de hachage ; par la suite, elle ne peut plus être que désactivée ou supprimée.

Lors de la création d'une clé, vous définissez le droit pour chaque type de données : Aucun accès, Lecture ou Lecture et écriture. Un outil de BI peut ainsi obtenir un accès en lecture seule aux budgets et aux écritures, tandis qu'une clé d'intégration peut aussi créer ou modifier des commandes. Les clés existantes conservent leur comportement actuel (accès en lecture, ou l'accès en écriture précédemment activé) sans changement.

Les écritures disposent en outre d'un point de terminaison d'import en masse dédié : POST /api/v1/actuals/bulk importe plusieurs écritures en un seul appel et prend en charge un essai à blanc (dryRun) qui vérifie chaque ligne sans rien enregistrer — pratique pour tester votre propre intégration avec la même logique de contrôle que l'assistant d'import sous Écritures → Importer.

La documentation interactive à l'adresse https://app.contrixt.com/api-docs permet de consulter tous les points de terminaison et de les tester directement. Pour les générateurs de code, la description OpenAPI est disponible sous /api/v1/openapi.json.

Une clé n'agit jamais que dans le cadre des droits qui lui sont attribués ; tous les appels en écriture sont enregistrés dans le journal d'audit.

Les webhooks sortants eux-mêmes peuvent aussi être entièrement gérés via l'API REST : créer, modifier et supprimer des points de terminaison, déclencher un envoi de test et récupérer le journal des envois — pratique pour provisionner des abonnements webhook depuis votre propre intégration plutôt que de les gérer manuellement dans l'interface.

Notifications de canaux et webhooks sortants

Sous Administration → Intégrations → Comptabilité & canaux (/admin/integrations/connect), vous gérez :

Notifications de canaux — URL de webhook entrant pour Microsoft Teams et Slack : Contrixt envoie certains événements sélectionnés (alertes budgétaires, échéances, approbations) sous forme de message de chat, en plus des notifications in-app et par e-mail. Les URL sont stockées chiffrées et, pour des raisons de sécurité, ne sont plus réaffichées ensuite.

Webhooks sortants — abonnez vos propres points de terminaison, que Contrixt notifie par POST HTTP lors d'événements définis. 16 événements sont disponibles ; sans sélection, ils sont tous envoyés :

Clé d'événement	Déclencheur
budget.warn	Une cellule de budget atteint le seuil d'alerte
budget.exceeded	Une cellule de budget dépasse 100 %
request.created	Une demande budgétaire est soumise
request.decided	Une demande budgétaire est approuvée ou rejetée
request.stageAdvanced	Une approbation à plusieurs niveaux atteint son niveau suivant
planning.approved	Un cycle de planification est approuvé
contract.created	Un contrat est créé
contract.updated	Un contrat est modifié
contract.deadline	L'échéance de résiliation d'un contrat approche (radar de résiliation)
invoice.booked	Une facture est comptabilisée en écriture réelle
invoice.deviation	Une facture s'écarte du contrat associé
actual.created	Une écriture (coût réel) est créée
import.completed	Un import DATEV/BMD/CSV est terminé
import.undone	Un import est annulé
savings.realized	Une économie est marquée comme réalisée
cost.anomaly	Une alerte d'anomalie de coûts détecte une hausse de dépenses inhabituelle

Livraison fiable — chaque tentative de livraison a un délai d'expiration de 5 secondes ; en cas d'échec (erreur réseau, délai dépassé ou statut HTTP ≥ 400), Contrixt la réessaie automatiquement à intervalles croissants (backoff) pendant environ 10 heures au total. Si la livraison échoue toujours au terme de ce délai, elle est considérée comme définitivement échouée. Après trois échecs définitifs consécutifs, Contrixt désactive automatiquement le point de terminaison concerné — il est signalé en conséquence dans l'interface d'administration et peut y être réactivé à tout moment une fois le problème résolu. Contrixt tient un journal des envois par point de terminaison, avec le statut, le code HTTP et le temps de réponse de chaque tentative ; utilisez Envoi de test pour vérifier la configuration à tout moment avec un événement de test, sans attendre un événement réel.

Vérification de la signature — chaque envoi est signé par HMAC-SHA256 et porte également un horodatage et un identifiant d'envoi, afin d'empêcher les attaques par rejeu (renvoi d'une requête capturée) :

En-tête	Contenu
X-Contrixt-Timestamp	Horodatage Unix de l'envoi
X-Contrixt-Delivery-Id	Identifiant unique de cet envoi (stable en cas de nouvelle tentative)
X-Contrixt-Signature	sha256=<hex>, HMAC-SHA256 calculé sur "<timestamp>.<corps>"
X-Contrixt-Signature-Legacy	L'ancienne signature sha256=<hex> calculée uniquement sur le corps JSON — incluse en plus pendant la période de transition

Pour vérifier, recalculez vous-même la signature avec le secret de votre abonnement, par exemple :

baseSignature = timestamp + "." + corps
attendu       = "sha256=" + hmacSha256Hex(secret, baseSignature)

valide = (attendu === entete["X-Contrixt-Signature"])
      && (Math.abs(maintenantUnix - timestamp) < 300)   // ex. 5 min de tolérance

X-Contrixt-Signature-Legacy (signature sur le corps seul, sans horodatage) reste disponible en plus pendant la période de transition afin que les intégrations existantes continuent de fonctionner sans modification ; pour les nouvelles intégrations, privilégiez X-Contrixt-Signature avec la vérification de l'horodatage. Le secret n'est affiché qu'immédiatement après la création du webhook — veillez à le conserver à ce moment-là.

Export DATEV/BMD

Toujours sous Comptabilité & canaux, vous renseignez d'abord les données d'en-tête DATEV : numéro de conseiller et numéro de mandant (tous deux facultatifs). S'ils sont renseignés, l'export DATEV les reprend comme données d'en-tête EXTF.

En dessous, vous exportez les écritures réelles d'une période sous forme de fichier comptable :

• DATEV : lot d'écritures EXTF (CSV) avec indicateur débit/crédit, comptes généraux et centre de coûts en tant que KOST1. Les comptes généraux proviennent du champ Compte général de la catégorie budgétaire concernée (Catégories budgétaires).
• BMD : CSV simple au format BMD.

Choisissez la période (du/au) et le format, puis téléchargez directement — le fichier comporte un BOM UTF-8 afin que DATEV et Excel reconnaissent correctement les caractères accentués.

Inversement, un lot d'écritures DATEV EXTF ou un export BMD — par exemple de votre expert-comptable — peut aussi être importé : l'assistant d'import sous Écritures → Importer associe automatiquement le compte général et le centre de coûts.

Liens d'approbation par e-mail

Les e-mails de notification concernant les demandes de budget en attente contiennent, pour les approbateurs, un lien en un clic (Approuver / Rejeter) directement dans l'e-mail — sans connexion. Le lien est un jeton signé, valable 7 jours, sans état côté serveur ; les contrôles par palier et le principe des quatre yeux s'appliquent comme lors d'une décision prise dans l'application. Un lien déjà utilisé ou expiré affiche une simple page d'information plutôt qu'une erreur.

Envoi d'e-mails

La carte Envoi d'e-mails (SMTP propre) configure l'envoi via votre propre domaine — voir Envoi d'e-mails (SMTP).

Chiffrement

La carte Chiffrement des données contrôle la clé de votre organisation (plateforme ou votre propre clé) — voir Chiffrement (BYOK).

Accord de traitement des données (DPA)

La carte Traitement des données (DPA) vous fournit un accord de traitement des données déjà pré-rempli conformément à l'art. 28 du RGPD — pour votre documentation en matière de protection des données. L'accord contient déjà les informations relatives au prestataire, les sous-traitants utilisés ainsi que les mesures techniques et organisationnelles.

1. Saisissez d'abord la dénomination sociale et l'adresse juridiquement valable de votre entreprise, puis enregistrez. Sans saisie, le nom de l'organisation est utilisé et l'adresse s'affiche sous forme de ligne à compléter.
2. Téléchargez ensuite l'accord via Télécharger le PDF (allemand) ou Télécharger (anglais). La version allemande fait foi.

Le DPA peut être ajouté à vos dossiers contractuels sous forme électronique ou en tant que document signé.

Fonctionnalités IA

La carte Fonctionnalités IA active l'Assistant IA optionnel : un assistant de données pour les questions relatives aux budgets, contrats, licences et économies, ainsi qu'une extraction automatique plus précise des factures et contrats téléversés. Les deux fonctions s'appuient sur l'API Claude d'Anthropic.

La fonction est désactivée par défaut (opt-in). Cochez la case Activer les fonctionnalités IA pour ce client puis cliquez sur Enregistrer pour l'activer — et décochez la même case à tout moment pour la désactiver à nouveau. Seuls des indicateurs agrégés ou le texte du document concerné sont transmis à l'API Claude — jamais utilisés pour entraîner les modèles.

Export des données

La carte Export des données fournit un export complet de toutes les données de ce client — y compris les documents téléversés — sous forme de fichier ZIP. Cet export répond à l'exigence de portabilité des données prévue par l'art. 20 du RGPD et convient également comme copie de sauvegarde. Télécharger l'export (ZIP) lance le téléchargement.

Données d'exemple

Tant que des données d'exemple sont chargées, la page propose Supprimer les données d'exemple — la suppression s'effectue strictement via les marqueurs (BSP-…, « Exemple : … ») et laisse les données réelles intactes.

Autres domaines d'administration

Domaine	Page
Utilisateurs, rôles, invitations	Utilisateurs et rôles
Intégrations (licences, cloud, VM)	Administration → Intégrations — vue en tuiles avec le statut de chaque connexion
Comptabilité & canaux (Teams/Slack, webhooks, DATEV/BMD)	Administration → Intégrations → Comptabilité & canaux
SSO / SCIM	SSO & SCIM
Journal d'audit	Sécurité et journal d'audit
Abonnement et facturation	Abonnement et facturation

Région et devise

La carte Région et devise définit la devise d'affichage et le fuseau horaire de votre organisation.

• La devise d'affichage est un simple paramètre d'affichage — les montants déjà saisis ne sont pas convertis.
• Le fuseau horaire détermine le déclenchement des échéances (par ex. les limites d'exercice) et des exécutions planifiées (par ex. les notifications automatiques).

Pays et taux de TVA

Tous les montants stockés dans Contrixt sont des valeurs nettes. Ainsi, vous n'avez jamais à convertir manuellement les montants bruts des factures : choisissez ici votre pays et votre taux standard.

1. Ouvrez Administration → Paramètres → Pays et taux de TVA.
2. Choisissez le pays — ses taux de TVA deviennent alors disponibles en option de saisie brute dans chaque champ de montant.
3. Définissez le taux standard et enregistrez.

Pour vous assurer que cela fonctionne : ouvrez par exemple Écritures → Nouvelle écriture — à côté du champ de montant, vous verrez le sélecteur Net / Brut (x % TVA). Pour une saisie en brut, Contrixt convertit automatiquement en net et stocke la valeur nette.

Pays et taux de TVA — cas particuliers États-Unis et Canada

Pour les États-Unis et le Canada, la logique fiscale diffère du modèle européen de TVA :

• États-Unis : il n'existe pas de modèle de TVA. Vous saisissez à la place un taux de taxe de vente (sales tax) libre (0 à 15 %), le taux combiné État + local variant selon la localité. Ce taux unique apparaît ensuite comme option de saisie brute dans les champs de montant.
• Canada : vous pouvez choisir parmi les taux GST/HST courants — 5 % GST, 13 % HST (Ontario), 15 % HST (provinces de l'Atlantique) et 14,975 % (Québec, combiné).

Pour tous les autres pays, la logique de TVA habituelle décrite ci-dessus continue de s'appliquer.

Format de papier pour les exports PDF (automatique)

Les rapports PDF et le DPA sont générés automatiquement dans le format de papier adapté : Letter pour les organisations dont le pays est les États-Unis ou le Canada, sinon A4. Aucun réglage manuel n'est nécessaire — le format suit automatiquement le pays défini dans Pays et taux de TVA.