Commandes (engagement)
Les commandes représentent des dépenses engagées : des montants alloués mais pas encore facturés. Vous voyez ainsi la véritable utilisation du budget avant même de recevoir la facture.
Enregistrer une commande
Dans Commandes, vous créez une entrée avec le budget (centre de coûts × catégorie), la date de commande, le montant et la description — éventuellement avec un fournisseur et un contrat. Le montant débite immédiatement la cellule de budget au titre de l'engagement et alimente les indicateurs, le taux d'utilisation et la prévision.
Approbation (optionnelle)
Si votre administrateur a configuré une exigence d'approbation, les commandes à partir du seuil de montant défini nécessitent d'abord l'approbation d'un administrateur ou d'un contrôleur. En attendant, la commande affiche En attente d'approbation, ne débite pas encore le budget au titre de l'engagement et ne peut pas être marquée comme payée. Les commandes refusées restent visibles à des fins de traçabilité.
Cycle de vie
- Ouverte — la commande débite le budget au titre de l'engagement.
- Marquer comme payée — un clic crée l'écriture réelle correspondante (montant modifiable si la facture diffère) et clôture l'engagement.
- Autre possibilité : Clôturer si la commande n'aboutit pas — le budget est de nouveau libéré. Clôturée par erreur ? Rouvrir restaure l'engagement.
Pourquoi suivre les dépenses engagées ?
Sans cela, un budget peut sembler sain alors que des commandes de plusieurs milliers d'euros sont en cours — la mauvaise surprise de décembre est inévitable. Avec le suivi des engagements, la prévision dit la vérité.
Analyse
Les commandes apparaissent dans la matrice budgétaire (colonne engagement), sur le tableau de bord (indicateur clé engagement) et dans les rapports. L'export CSV contient toutes les commandes avec leur statut.