Réception des factures
La réception des factures accepte les factures fournisseurs entrantes au format PDF, en extrait automatiquement les champs clés, les rapproche du contrat correspondant et permet de les comptabiliser en tant que charges réelles en un clic.
Téléverser une facture
Sous Factures, téléversez un fichier PDF (15 Mo max.). Contrixt stocke l'original de manière chiffrée et, si le fichier possède une couche de texte, lit automatiquement :
- le montant de la facture (HT et TTC) ainsi que le taux de TVA
- le numéro de facture et la date de facture
- le fournisseur
Documents scannés
Seuls les PDF avec une couche de texte sont lus automatiquement. Les scans image purs sans couche de texte ne donnent aucune extraction — dans ce cas, veuillez saisir manuellement le montant, le numéro, la date et le fournisseur dans le formulaire de correction.
Factures électroniques (ZUGFeRD & XRechnung)
Outre les PDF classiques, le téléversement accepte également les fichiers XML (XRechnung) ainsi que les PDF ZUGFeRD/Factur-X contenant une facture structurée intégrée. Lorsque Contrixt détecte une telle facture électronique structurée, le montant (HT et TTC), le taux de TVA, le numéro de facture, la date de facture et le fournisseur sont repris exactement à partir des données structurées — et non estimés par reconnaissance de texte. Dans la liste des factures, un badge « Facture électronique » signale ces documents ; le titre du badge indique le format détecté (CII pour ZUGFeRD/Factur-X/XRechnung ou UBL).
Rapprochement avec le contrat
Si Contrixt trouve un contrat actif correspondant sur la base du fournisseur et du montant, la facture reprend le centre de coûts et la catégorie de ce contrat et calcule l'écart par rapport au montant contractuel attendu, en pourcentage. Les factures rapprochées obtiennent le statut Rapprochée, les autres le statut À vérifier et doivent être affectées manuellement.
Notification en cas d'écart
Si le montant de la facture s'écarte de 10 % ou plus de la valeur du contrat, Contrixt notifie automatiquement les administrateurs — avec le nom du contrat et l'écart en pourcentage.
Correction
Pour chaque facture pas encore comptabilisée, un formulaire de correction peut être déplié : fournisseur, numéro de facture, date, montant HT/TTC ainsi que contrat, centre de coûts et catégorie sont librement modifiables. L'écart est recalculé après l'enregistrement.
Comptabiliser, rejeter, supprimer
- Comptabiliser crée en un clic l'écriture réelle dans la cellule budgétaire correspondante (centre de coûts × catégorie) de l'exercice ouvert à la date de la facture — l'écriture apparaît ensuite sous Écritures avec la source Facture. La comptabilisation n'est possible qu'une fois le montant, le centre de coûts et la catégorie renseignés.
- Rejeter classe une facture sans la comptabiliser, par exemple en cas de doublon ou de document non pertinent.
- Supprimer retire définitivement la facture et le PDF original ; une écriture déjà créée n'est pas affectée.
Les factures comptabilisées sont reconnaissables dans la liste au statut Comptabilisée et renvoient directement vers l'écriture correspondante.