Rechnungseingang

Der Rechnungseingang nimmt eingehende Lieferantenrechnungen als PDF entgegen, liest die wichtigsten Felder automatisch aus, gleicht sie mit dem passenden Vertrag ab und bucht sie mit einem Klick als Ist-Kosten.

Rechnung hochladen

Unter Rechnungen laden Sie eine PDF-Datei hoch (max. 15 MB). Contrixt speichert das Original verschlüsselt und liest, sofern die Datei eine Textebene enthält, automatisch aus:

• Rechnungsbetrag (netto und brutto) sowie der Umsatzsteuersatz
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Lieferant

Gescannte Dokumente

Nur PDFs mit Textebene werden automatisch ausgelesen. Reine Bild-Scans ohne Textebene liefern keine Extraktion — bitte tragen Sie Betrag, Nummer, Datum und Lieferant in diesem Fall manuell im Korrekturformular ein.

E-Rechnungen (ZUGFeRD & XRechnung)

Neben normalen PDFs akzeptiert der Upload auch XML-Dateien (XRechnung) sowie ZUGFeRD-/Factur-X-PDFs, die eine eingebettete strukturierte Rechnung enthalten. Erkennt Contrixt eine solche strukturierte E-Rechnung, werden Betrag (netto und brutto), Umsatzsteuersatz, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Lieferant exakt aus den strukturierten Daten übernommen — nicht per Texterkennung geschätzt. In der Rechnungsliste kennzeichnet ein Badge „E-Rechnung" solche Belege; im Titel des Badges steht das erkannte Format (CII für ZUGFeRD/Factur-X/XRechnung oder UBL).

Vertrags-Abgleich

Erkennt Contrixt anhand von Lieferant und Betrag einen passenden aktiven Vertrag, übernimmt die Rechnung dessen Kostenstelle und Kategorie und berechnet die Abweichung zum vertraglich erwarteten Betrag in Prozent. Rechnungen mit Treffer erhalten den Status Abgeglichen, alle anderen den Status Prüfen und müssen manuell zugeordnet werden.

Benachrichtigung bei Abweichung

Weicht der Rechnungsbetrag um 10 % oder mehr vom Vertragswert ab, benachrichtigt Contrixt die Administratoren automatisch — mit Vertragsname und Abweichung in Prozent.

Korrektur

Zu jeder noch nicht gebuchten Rechnung lässt sich ein Korrekturformular aufklappen: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto-/Bruttobetrag sowie Vertrag, Kostenstelle und Kategorie sind frei anpassbar. Nach dem Speichern wird die Abweichung neu berechnet.

Buchen, Verwerfen, Löschen

• Buchen erzeugt mit einem Klick die Ist-Buchung in der passenden Budgetzelle (Kostenstelle × Kategorie) des zum Rechnungsdatum offenen Fiskaljahres — die Buchung erscheint anschließend unter Buchungen mit der Quelle Rechnung. Buchen ist erst möglich, wenn Betrag, Kostenstelle und Kategorie gesetzt sind.
• Verwerfen legt eine Rechnung ohne Buchung ab, z. B. bei Duplikaten oder irrelevanten Belegen.
• Löschen entfernt Rechnung und Original-PDF endgültig; eine bereits erzeugte Buchung bleibt davon unberührt.

Gebuchte Rechnungen sind in der Liste erkennbar am Status Gebucht und verlinken direkt auf die zugehörige Buchung.