Budgets & Forecast
Das Budget-Modul zeigt Plan, Ist, Obligo und vertragliche Bindung je Kostenstelle × Kategorie in einer Matrix — immer bezogen auf ein Fiskaljahr.
Grundbegriffe
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Plan | Der geplante Jahresbetrag einer Budgetzelle |
| Ist | Summe der gebuchten Kosten (Buchungen) |
| Obligo | Bestellte, aber noch nicht abgerechnete Beträge (Bestellungen) |
| Gebunden | Ist + Obligo |
| Vertraglich gebunden | Anteil, der über zugeordnete Verträge fest vereinbart ist |
Fiskaljahre & Kategorien
Fiskaljahre und Budgetkategorien (z. B. Software & Lizenzen, Cloud-Services, Hardware, Wartung & Support) verwaltet ein Administrator unter Administration → Einstellungen. Genau ein Fiskaljahr ist aktiv; alle Seiten beziehen sich standardmäßig darauf.
Budget planen
- Öffnen Sie Budgets und wählen Sie das Fiskaljahr.
- Tragen Sie je Kostenstelle und Kategorie den Planbetrag ein.
- Optional ergänzen Sie eine Notiz und einen Owner — er verantwortet das Budget, entscheidet über Budgetanträge und wird bei Warnschwellen benachrichtigt.
- Die Matrix zeigt sofort Auslastung und Restbudget.
Auslastungsampeln & Warnschwellen
Jede Zelle trägt eine Ampel: grün (im Plan), gelb (Warnschwelle erreicht), rot (überschritten). Die Budget-Warnschwelle (konfigurierbar unter Administration → Einstellungen) löst zusätzlich Benachrichtigungen an die Budget-Owner aus — in der App und per E-Mail.
Budget löschen
Eine einzelne Budgetzelle löschen Sie über Budgets → Zelle bearbeiten — ganz unten in der Karte Budget löschen (nur Administrator/Controller, und nur solange das Fiskaljahr offen ist). Hängen an der Zelle bereits Buchungen oder Bestellungen, zeigt der Dialog deren Anzahl an; die Mitlöschung müssen Sie per Checkbox ausdrücklich freigeben, bevor sich der Löschen-Knopf bestätigen lässt. Die Löschung ist unwiderruflich und entfernt die Buchungen und Bestellungen der Zelle mit.
Jahresend-Forecast
Contrixt rechnet je Budgetzelle eine Run-Rate-Hochrechnung: die bisherigen Ist-Kosten werden auf das Jahresende extrapoliert. Der Forecast fällt dabei nie unter die bereits gebundenen Kosten (Ist + Obligo + vertragliche Bindung) — eine bewusst konservative Untergrenze. So sehen Sie Monate im Voraus, wo das Jahr landen wird.
Budget-Rollover
Zum Jahreswechsel übernehmen Sie die Planwerte per Klick ins nächste Fiskaljahr: Quelle wählen, optional eine prozentuale Anpassung (±%) angeben, Übernehmen. Bestehende Werte im Zieljahr werden dabei nicht überschrieben.
Planung fürs Folgejahr
Für eine strukturierte, bereichsübergreifende Budgetplanung öffnen Sie Budgets → Planung Folgejahr. Anders als der einfache Rollover-Klick erlaubt dieser Workflow, Planwerte von mehreren Kostenstellen-Verantwortlichen einsammeln zu lassen, bevor sie verbindlich werden.
Ein Administrator legt zunächst eine Planungsrunde für ein Ziel-Fiskaljahr an — optional vorbefüllt mit den Planwerten eines Basis-Fiskaljahrs (Standard: das laufende Jahr). Anschließend tragen die Budget-Owner bottom-up die Planwerte je Kostenstelle × Kategorie ein, aber nur für ihre zugeordneten Kostenstellen; Administratoren und Controller sehen und bearbeiten alle Zeilen. Zum Vergleich werden der Vorjahresplan sowie das bisherige Vorjahres-Ist angezeigt.
Jede Runde durchläuft drei Status:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| OPEN | Runde ist in Bearbeitung |
| REVIEW | Eingereicht zur Prüfung (durch Ersteller oder Budget-Owner) |
| APPROVED | Freigegeben (nur Administrator) |
Aus REVIEW kann ein Administrator die Runde jederzeit zur Überarbeitung zurück nach OPEN setzen.
Die Freigabe ist die entscheidende Aktion: Sie schreibt alle Planwerte der Runde als Budgets ins Ziel-Fiskaljahr. Danach ist die Runde nicht mehr veränderbar oder löschbar. Solange eine Runde nicht freigegeben ist, kann sie ein Administrator jederzeit löschen.
Alternative: schneller Rollover
Brauchen Sie keine mehrstufige Abstimmung, genügt oft der einfache Budget-Rollover mit pauschaler Anpassung (siehe oben).
Vorjahresvergleich
Im Modul Berichte stellen Sie das aktuelle Jahr dem Vorjahr gegenüber — je Kostenstelle, Kategorie oder gesamt. Details unter Dashboards, Berichte & Exporte.
Budget reicht nicht?
Budgeterhöhungen laufen über Budgetanträge — mit Genehmigungsworkflow statt E-Mail-Pingpong.