Configuración
Administración → Configuración reúne toda la configuración del inquilino — desde los ejercicios y las reglas de aprobación hasta el envío de correo. La página está organizada en cinco secciones: General (flujos de trabajo, región y moneda), Aprobaciones (etapas y umbrales de aprobación), Finanzas e impuestos (país y tipos de IVA, ejercicios, categorías), Seguridad y datos (cifrado, contrato de encargo, asistente de IA, exportación de datos) y API.
Ejercicios
La tarjeta Ejercicios define sus periodos de planificación: por año, una etiqueta más una fecha de inicio y de fin. Todos los presupuestos, registros e informes se refieren a un ejercicio.
Al final del año:
- Cree el nuevo ejercicio.
- Traslade los valores de plan con el traspaso de presupuesto.
- Marque el ejercicio anterior con Cerrar — sigue disponible para informes y comparativas interanuales y puede reactivarse con Reabrir.
Un ejercicio cerrado queda completamente bloqueado: además del mantenimiento de presupuestos, tampoco es posible registrar ni importar registros de ese ejercicio (tampoco mediante DATEV o BMD), crear pedidos ni marcarlos como pagados, ni aprobar solicitudes de presupuesto referidas a él. Así las cifras cerradas permanecen inalterables. Reabrir levanta de nuevo el bloqueo cuando sea necesario.
Los ejercicios creados por error se pueden corregir: un ejercicio que esté completamente en el futuro y aún no contenga presupuestos ni solicitudes puede eliminarse mediante Eliminar (con diálogo de confirmación). En cuanto el ejercicio haya comenzado o tenga datos asociados, el botón se oculta — entonces solo queda cerrarlo.
Categorías de presupuesto
Las categorías (p. ej. Software y licencias, Servicios en la nube, Hardware) estructuran la matriz de presupuesto; por categoría se define el tipo de coste — OPEX (recurrente) o CAPEX (inversión). Al crearla, también puede indicar de forma opcional una cuenta contable — se utiliza en cada asiento de la Exportación DATEV/BMD como número de cuenta. Las categorías nuevas están disponibles de inmediato en presupuestos, registros y contratos. Las categorías no utilizadas se pueden eliminar: si todavía dependen de ellas datos (presupuestos, registros, pedidos, así como contratos e inversiones asignados), Contrixt muestra el número y exige la aprobación explícita de la eliminación conjunta mediante una casilla de verificación antes de la eliminación irreversible.
Flujos de trabajo y umbrales
La tarjeta Flujos de trabajo y umbrales controla las aprobaciones, los avisos de presupuesto y el radar de cancelación para todo el inquilino:
| Ajuste | Efecto |
|---|---|
| Umbral de aviso de presupuesto (%) | A partir de este grado de consumo, una celda de presupuesto se pone en amarillo y desencadena notificaciones |
| Radar "pronto" / "urgente" (días) | Plazos de antelación con los que el radar de cancelación clasifica los vencimientos de contrato |
| Aprobación automática hasta (€) | Las solicitudes de presupuesto por debajo del importe se aprueban automáticamente (0 = desactivado) |
| Principio de doble verificación | Quien solicita no puede decidir sobre sus propias solicitudes |
Las etapas de aprobación de varios niveles y los requisitos de aprobación para pedidos e inversiones se configuran en Flujo de aprobación.
Alertas de anomalías de coste
La tarjeta Alertas de anomalías de coste, en Finanzas e impuestos, detecta automáticamente picos de gasto inusuales: para cada centro de coste, contrato y conexión en la nube, Contrixt compara el mes anterior cerrado con la media de los meses previos. Si un mes supera tanto el umbral porcentual como el importe mínimo, se genera un hallazgo de anomalía — como notificación en la aplicación, por correo electrónico, opcionalmente en Microsoft Teams/Slack y como evento webhook firmado (véase Notificaciones de canal y webhooks salientes). Los hallazgos también aparecen en el módulo Informes, donde pueden marcarse como revisados una vez comprobados.
Esta función está desactivada de forma predeterminada. Active la casilla Activar alertas de anomalías de coste para habilitarla y configure a continuación:
| Ajuste | Valor predeterminado | Efecto |
|---|---|---|
| Umbral porcentual (%) | 30 % | Desviación relativa respecto a la media a partir de la cual se genera un hallazgo |
| Importe mínimo (€) | 250 € | Desviación mínima absoluta adicional, para que los importes pequeños no generen hallazgos |
| Periodo de comparación (meses) | 3 | Número de meses previos utilizados para calcular la media |
Un hallazgo solo se genera cuando se superan ambos umbrales — porcentaje e importe mínimo — a la vez.
Costes de TI por empleado (clave de reparto)
La tarjeta Costes de TI por empleado, en Finanzas e impuestos, determina la clave de reparto utilizada para distribuir entre los centros de coste los costes de TI que no se pueden imputar directamente (contratos, nube, máquinas virtuales, amortizaciones, parte de licencias no nominativas):
| Clave | Base |
|---|---|
| Plantilla | El número de empleados registrado en el centro de coste |
| Usuarios de licencias | Número de usuarios detectados a través de las fuentes de licencias por centro de coste (determinado automáticamente) |
| Pesos manuales | Un peso asignado libremente en el centro de coste |
| Reparto equitativo | A partes iguales entre todos los centros de coste con imputación de costes |
La clave elegida se aplica a todo el inquilino. El número de empleados y el peso se configuran directamente en el centro de coste correspondiente; con independencia de esta elección, los costes de licencias nominativas siempre se imputan directamente al centro de coste de la persona correspondiente. El resultado se muestra en el módulo Informes → Costes de TI por empleado.
Directorio de empleados (atributo de agrupación)
La tarjeta Directorio de empleados, en Finanzas e impuestos, determina el atributo por el que se agrupa de forma predeterminada el directorio de empleados en Informes: Departamento (predeterminado), Centro de coste, División, Organización, Número de empleado, Ubicación, Empresa, Ciudad, País o Puesto.
El departamento, el centro de coste, el número de empleado, la división y la organización proceden del aprovisionamiento SCIM de su proveedor de identidad (véase Atributos de empleado (esquema Enterprise)); el resto de los valores se toman, cuando están disponibles, de la sincronización de licencias (M365/Google/Adobe). Por motivos de protección de datos, el propio directorio de empleados está restringido a los roles Administrador y Controlling.
Claves de API y API REST
La tarjeta Acceso API (Power BI, Excel, integraciones) crea claves para la API REST completa de Contrixt (base https://app.contrixt.com/api/v1, o el subdominio de su organización). Cubre todos los tipos de datos principales: centros de coste, categorías de presupuesto, ejercicios fiscales, presupuestos, movimientos contables, pedidos/compromisos, contratos, proveedores, facturas (solo lectura), inversiones, solicitudes de presupuesto (solo lectura), aplicaciones, ahorros, licencias (solo lectura), usuarios (solo lectura), resultados de SaaS Discovery (solo lectura), tickets PSA (solo lectura), dispositivos RMM (solo lectura), endpoints de webhooks (lectura/escritura), anomalías de coste (solo lectura), costes de TI por empleado (solo lectura) y costes de empleados (solo lectura). La clave se muestra una sola vez y solo se almacena como hash; después solo puede desactivarse o eliminarse.
Al crear una clave, se define el permiso para cada tipo de datos: Sin acceso, Lectura o Lectura y escritura. Así, por ejemplo, una herramienta de BI puede tener solo acceso de lectura a presupuestos y movimientos, mientras que una clave de integración también puede crear o modificar pedidos. Las claves existentes mantienen su comportamiento anterior (acceso de lectura, o el acceso de escritura previamente activado) sin cambios.
Los movimientos contables cuentan además con un endpoint de importación masiva dedicado: POST /api/v1/actuals/bulk importa varios registros en una sola llamada y admite una ejecución de prueba (dryRun) que comprueba cada fila sin registrar nada — útil para probar su propia integración con la misma lógica de validación que el asistente de importación en Registros → Importar.
La documentación interactiva en https://app.contrixt.com/api-docs permite consultar todos los endpoints y probarlos directamente. Para generadores de código, la descripción OpenAPI está disponible en /api/v1/openapi.json.
Una clave solo actúa dentro de los permisos que tiene asignados; todos los accesos de escritura quedan registrados en el registro de auditoría.
Los propios webhooks salientes también se pueden gestionar por completo mediante la API REST: crear, modificar y eliminar endpoints, disparar una entrega de prueba y consultar el registro de entregas — útil para aprovisionar suscripciones de webhook desde su propia integración en lugar de mantenerlas manualmente en la interfaz.
Notificaciones de canal y webhooks salientes
En Administración → Integraciones → Contabilidad y canales (/admin/integrations/connect) gestiona:
Notificaciones de canal — URLs de webhook entrante para Microsoft Teams y Slack: Contrixt envía eventos seleccionados (avisos de presupuesto, plazos, aprobaciones) como mensaje de chat, además de en la aplicación y por correo electrónico. Las URLs se almacenan cifradas y, por motivos de seguridad, no se vuelven a mostrar.
Webhooks salientes — suscriba sus propios endpoints, a los que Contrixt notifica mediante HTTP POST cuando se producen eventos definidos. Hay 16 eventos disponibles; si no selecciona ninguno, se envían todos:
| Clave de evento | Desencadenante |
|---|---|
budget.warn | Una celda de presupuesto alcanza el umbral de aviso |
budget.exceeded | Una celda de presupuesto supera el 100 % |
request.created | Se envía una solicitud de presupuesto |
request.decided | Se aprueba o rechaza una solicitud de presupuesto |
request.stageAdvanced | Una aprobación de varios niveles alcanza el siguiente nivel |
planning.approved | Se aprueba una ronda de planificación |
contract.created | Se crea un contrato |
contract.updated | Se modifica un contrato |
contract.deadline | Se acerca el plazo de cancelación de un contrato (radar de cancelación) |
invoice.booked | Una factura se contabiliza como coste real |
invoice.deviation | Una factura se desvía del contrato asociado |
actual.created | Se crea un movimiento contable (coste real) |
import.completed | Se completa una importación DATEV/BMD/CSV |
import.undone | Se deshace una importación |
savings.realized | Un ahorro se marca como realizado |
cost.anomaly | Una alerta de anomalía de coste detecta un salto de gasto inusual |
Entrega fiable — cada intento de entrega individual tiene un tiempo de espera de 5 segundos; si falla (error de red, tiempo de espera agotado o estado HTTP ≥ 400), Contrixt lo reintenta automáticamente con intervalos crecientes (backoff) durante unas 10 horas en total. Si la entrega sigue sin tener éxito transcurrido ese plazo, se considera fallida definitivamente. Si tres entregas fallan definitivamente de forma consecutiva, Contrixt desactiva automáticamente el endpoint afectado — se marca en consecuencia en la administración y puede reactivarse allí en cualquier momento una vez resuelto el problema. Contrixt mantiene un registro de entregas por endpoint con el estado, el código HTTP y el tiempo de respuesta de cada intento; use Entrega de prueba para comprobar la configuración en cualquier momento con un evento de prueba, sin esperar a un evento real.
Verificación de la firma — cada entrega se firma con HMAC-SHA256 y además incluye una marca de tiempo y un ID de entrega para evitar ataques de repetición (reenvío de una solicitud capturada):
| Cabecera | Contenido |
|---|---|
X-Contrixt-Timestamp | Marca de tiempo Unix de la entrega |
X-Contrixt-Delivery-Id | ID único de esta entrega (estable en los reintentos) |
X-Contrixt-Signature | sha256=<hex>, HMAC-SHA256 sobre "<timestamp>.<cuerpo>" |
X-Contrixt-Signature-Legacy | La firma anterior sha256=<hex> solo sobre el cuerpo JSON — incluida además durante el periodo de transición |
Para verificarla, recalcule usted mismo la firma con el secreto de su suscripción, por ejemplo:
baseFirma = timestamp + "." + cuerpo
esperado = "sha256=" + hmacSha256Hex(secret, baseFirma)
valido = (esperado === cabecera["X-Contrixt-Signature"])
&& (Math.abs(ahoraUnix - timestamp) < 300) // p. ej. 5 min de toleranciaX-Contrixt-Signature-Legacy (firma solo sobre el cuerpo, sin marca de tiempo) se mantiene disponible además durante el periodo de transición para que las integraciones existentes sigan funcionando sin cambios; para integraciones nuevas se recomienda usar exclusivamente X-Contrixt-Signature junto con la comprobación de la marca de tiempo. El secreto solo se muestra inmediatamente después de crear el webhook — guárdelo sin falta en ese momento.
Exportación DATEV/BMD
También en Contabilidad y canales, primero puede configurar los datos de cabecera DATEV: número de asesor y número de cliente (ambos opcionales). Si están configurados, la exportación DATEV los incorpora como datos de cabecera EXTF.
A continuación, puede exportar los registros reales de un periodo como archivo contable:
- DATEV: lote de asientos EXTF (CSV) con indicador de debe, cuentas contables y centro de coste como KOST1. Las cuentas contables proceden del campo Cuenta contable de la categoría de presupuesto correspondiente (Categorías de presupuesto).
- BMD: CSV sencillo en formato BMD.
Seleccione el periodo (desde/hasta) y el formato y descargue directamente — el archivo incluye una marca UTF-8-BOM para que DATEV y Excel reconozcan correctamente los caracteres especiales.
A la inversa, también puede importarse un lote de asientos DATEV EXTF o una exportación BMD — por ejemplo de su asesoría fiscal —: el asistente de importación en Registros → Importar asigna automáticamente la cuenta contable y el centro de coste.
Enlaces de aprobación por correo
Los correos de notificación sobre solicitudes de presupuesto pendientes incluyen para los aprobadores un enlace de un clic (Aprobar / Rechazar) directamente en el correo — sin necesidad de iniciar sesión. El enlace es un token firmado, válido durante 7 días y sin estado en el servidor; la verificación por etapas y el principio de doble verificación se aplican igual que al decidir en la aplicación. Un enlace ya utilizado o caducado muestra una página informativa sencilla en lugar de un error.
Envío de correo
La tarjeta Envío de correo (SMTP propio) configura el envío a través de su propio dominio — véase Envío de correo (SMTP).
Cifrado
La tarjeta Cifrado de datos controla la clave del inquilino (de la plataforma o propia) — véase Cifrado (BYOK).
Contrato de encargo de tratamiento de datos (DPA)
La tarjeta Tratamiento de datos (DPA) le proporciona un contrato de encargo de tratamiento de datos ya cumplimentado conforme al art. 28 del RGPD — para su documentación de protección de datos. El contrato ya incluye los datos del proveedor, los subencargados utilizados y las medidas técnicas y organizativas.
- Introduzca primero la razón social y el domicilio con validez legal de su empresa y guarde. Sin esta información, se utiliza el nombre del inquilino y la dirección se muestra como una línea para rellenar.
- A continuación, descargue el contrato mediante Descargar PDF (alemán) o Descargar (inglés). La versión alemana es la vinculante.
El DPA puede incorporarse a sus registros de contratos de forma electrónica o como documento firmado.
Funciones de IA
La tarjeta Funciones de IA activa el Asistente de IA opcional: un asistente de datos para preguntas sobre presupuestos, contratos, licencias y ahorros, además de una extracción automática más precisa de las facturas y contratos subidos. Ambas funciones se basan en la API de Claude de Anthropic.
La función está desactivada de forma predeterminada (opt-in). Active la casilla Activar las funciones de IA para este cliente y haga clic en Guardar para habilitarla — y desactívela de nuevo en cualquier momento con la misma casilla. A la API de Claude solo se envían indicadores agregados o el texto del documento correspondiente — nunca se utilizan para entrenar los modelos.
Exportación de datos
La tarjeta Exportación de datos proporciona una exportación completa de todos los datos de este cliente — incluidos los documentos subidos — en forma de archivo ZIP. La exportación responde al derecho de portabilidad de datos conforme al art. 20 del RGPD y también sirve como copia de seguridad. Descargar exportación (ZIP) inicia la descarga.
Datos de ejemplo
Mientras haya datos de ejemplo cargados, la página ofrece Eliminar datos de ejemplo — la eliminación se realiza estrictamente mediante los marcadores (BSP-…, "Ejemplo: …") y no afecta a los datos reales.
Otras áreas de administración
| Área | Página |
|---|---|
| Usuarios, roles, invitaciones | Usuarios y roles |
| Integraciones (licencias, nube, VM) | Administración → Integraciones — vista de mosaicos con el estado de cada conexión |
| Contabilidad y canales (Teams/Slack, webhooks, DATEV/BMD) | Administración → Integraciones → Contabilidad y canales |
| SSO / SCIM | SSO y SCIM |
| Registro de auditoría | Seguridad y registro de auditoría |
| Suscripción y facturación | Suscripción y facturación |
Región y moneda
La tarjeta Región y moneda establece la moneda de visualización y la zona horaria del inquilino.
- La moneda de visualización es un simple ajuste de visualización — los importes ya registrados no se convierten.
- La zona horaria controla cuándo se activan los vencimientos (p. ej., los límites del ejercicio) y las ejecuciones programadas (p. ej., las notificaciones automáticas).
País y tipos de IVA
Todos los importes almacenados en Contrixt son valores netos. Así, para no tener que convertir manualmente los importes brutos de las facturas, elija aquí su país y su tipo estándar:
- Abra Administración → Configuración → País y tipos de IVA.
- Elija el país — sus tipos de IVA estarán entonces disponibles como opción de importe bruto en todos los campos de importe.
- Establezca el tipo estándar y guarde.
Para comprobar que funciona: abra, por ejemplo, Registros → Nuevo registro — junto al campo de importe verá el selector Neto / Bruto (x % IVA). Para la introducción en bruto, Contrixt convierte automáticamente a neto y almacena el valor neto.
País y tipos de IVA — casos especiales de EE. UU. y Canadá
Para Estados Unidos y Canadá, la lógica fiscal difiere del modelo europeo de IVA:
- Estados Unidos: no existe un modelo de IVA. En su lugar, se introduce un tipo de sales tax libre (0–15 %), ya que el tipo combinado estatal y local varía según la ubicación. Este único tipo aparece después como opción de importe bruto en los campos de importe.
- Canadá: puede elegir entre los tipos habituales de GST/HST — 5 % GST, 13 % HST (Ontario), 15 % HST (provincias del Atlántico) y 14,975 % (Quebec, combinado).
Para el resto de países sigue aplicándose la lógica habitual de IVA descrita anteriormente.
Formato de papel en las exportaciones PDF (automático)
Los informes en PDF y el DPA se generan automáticamente en el formato de papel adecuado: Letter para inquilinos con país EE. UU. o Canadá, y A4 en el resto de los casos. No es necesario ningún ajuste manual — el formato sigue automáticamente el país configurado en País y tipos de IVA.