Licencias
El módulo de licencias reúne todas las licencias de software: sincronizadas automáticamente desde Microsoft 365, Google Workspace y Adobe Creative Cloud, y registradas manualmente para el resto. La pestaña Resumen consolida todas las fuentes en una única vista de costes.
Las pestañas
| Pestaña | Contenido |
|---|---|
| Resumen | Todas las licencias de todas las fuentes: fuente, licencia, proveedor, compradas/asignadas/libres, precio/mes, coste/mes, centro de coste, aplicación, contrato, además del coste por fuente |
| Microsoft 365 | Panel de sincronización con SKU, usuarios con licencia y asignación de centros de coste |
| Google Workspace | igual que Microsoft 365, para Google |
| Adobe Creative Cloud | Panel de sincronización con perfiles de producto, usuarios con licencia y asignación de centros de coste |
| Manual | Licencias sin integración: Atlassian, licencias perpetuas… |
Conectar Microsoft 365 (administrador)
Qué necesita
- Un registro de aplicación en Microsoft Entra ID con el permiso de aplicación
Directory.Read.All(Microsoft Graph) y el consentimiento del administrador concedido - De este registro: el ID de directorio (tenant), el ID de aplicación (cliente) y un secreto de cliente
Cómo configurar la conexión
- Abra Administración → Integraciones → Microsoft 365; el asistente incluye una guía paso a paso para el registro de la aplicación.
- Introduzca el ID de directorio, el ID de aplicación y el secreto de cliente.
- Elija el atributo para la asignación de centros de coste (p. ej., departamento, ubicación de la oficina, nombre de la empresa): Contrixt utiliza el valor de este atributo de usuario de Entra para asignar los usuarios con licencia a los centros de coste.
- Guarde los cambios; Contrixt verifica la conexión con Microsoft Graph, y haga clic en Sincronizar ahora.
Cómo comprobar que todo funciona
Tras la primera sincronización, la pestaña Microsoft 365 muestra las licencias (SKU), los usuarios con licencia y la hora de la última sincronización. A partir de entonces, Contrixt se actualiza automáticamente cada día; Sincronizar ahora permite iniciar una actualización manual en cualquier momento.
Las licencias gratuitas (SKU de tipo Free, Trial y Viral, como "Power Automate Free") se omiten automáticamente durante la sincronización para no sobrecargar la vista general.
Mantenimiento de precios
Microsoft no proporciona precios; introduzca el precio/mes por SKU una sola vez (según sus condiciones de compra). A partir de este dato, Contrixt calcula el coste/mes, el coste por centro de coste y el potencial de ahorro.
Asignación de centros de coste
Los usuarios se asignan según el valor del atributo de asignación: usted define reglas como "departamento = IT Operations → centro de coste IT-1000". Los valores que aún no se han asignado se muestran de forma destacada en el panel para que ningún coste quede sin asignar.
Conectar Google Workspace (administrador)
Qué necesita
- Una cuenta de servicio con delegación en todo el dominio (ámbitos: Admin SDK Directory readonly, License Manager readonly)
- Un usuario administrador para la suplantación y el ID de cliente
Cómo configurar la conexión
En el asistente, en Administración → Integraciones → Google Workspace, introduzca el ID de cliente, el correo electrónico del administrador y la clave JSON de la cuenta de servicio, elija el atributo de asignación (p. ej., unidad organizativa, departamento, centro de coste) y guarde los cambios. La comprobación de la conexión, la primera sincronización y la actualización diaria funcionan igual que con Microsoft 365.
Cantidades compradas
Google no proporciona cantidades de compra: en este caso, "compradas" equivale al número de licencias asignadas. Los precios se mantienen por SKU, igual que con Microsoft.
Conectar Adobe Creative Cloud (administrador)
Qué necesita
- Acceso a la Adobe Developer Console de su organización
- Un proyecto con la User Management API y una credencial Server-to-Server
- De ahí: el ID de organización (terminado en
@AdobeOrg), el ID de cliente y un secreto de cliente
Cómo configurar la conexión
- En la Adobe Developer Console, cree un proyecto y añádale la User Management API con una credencial Server-to-Server.
- Abra Administración → Integraciones → Adobe Creative Cloud e introduzca el ID de organización, el ID de cliente y el secreto de cliente.
- Elija el atributo para la asignación de centros de coste (grupo de usuarios de Adobe o país).
- Guarde los cambios; Contrixt verifica la conexión, y haga clic en Sincronizar ahora.
Cómo comprobar que todo funciona
Tras la primera sincronización, la pestaña Adobe Creative Cloud muestra los perfiles de producto como licencias (con cupo y uso), así como los usuarios con sus perfiles asignados. A partir de entonces, Contrixt se actualiza automáticamente cada día.
Mantenimiento de precios
Adobe no proporciona precios; introduzca el precio/mes por perfil de producto una sola vez. A partir de este dato, Contrixt calcula el coste/mes, el coste por centro de coste y el potencial de ahorro.
Asignación de centros de coste
Los usuarios se asignan a los centros de coste según su grupo de usuarios de Adobe o su país, igual que con Microsoft 365 y Google Workspace. El registro automático mensual también puede activarse para Adobe Creative Cloud (véase más abajo).
Licencias manuales
En la pestaña Manual se registran las licencias sin integración:
- Licencia (nombre) y proveedor (p. ej., Atlassian)
- Unidades compradas y asignadas, además del precio/mes
- Centro de coste, aplicación y contrato, directamente en la licencia
La edición y la eliminación se realizan directamente en la tabla. Mediante la asignación a la aplicación, los costes se incorporan automáticamente a la estructura de costes de la aplicación.
Base contractual
Cada licencia, ya sea sincronizada o manual, puede asignarse a un contrato. Esto documenta la base contractual de cada licencia; la pestaña Resumen muestra la columna contrato en todas las fuentes.
Potencial de ahorro
Las licencias compradas pero sin asignar que tienen un precio registrado generan el potencial de ahorro/mes, un KPI destacado. La forma más rápida de reducir los costes de licencias: cancelar las licencias libres en lugar de comprar otras nuevas.
Potencial de optimización
Además del simple indicador «compradas sin usar», Contrixt analiza cada licencia sincronizada en busca de tres tipos de hallazgos:
- Sin usar — compradas pero no asignadas a nadie.
- Inactivas — asignadas a usuarios que no han iniciado sesión en al menos 90 días.
- Cuentas deshabilitadas — asignadas a cuentas de usuario bloqueadas o deshabilitadas.
La tarjeta Potencial de optimización de la pestaña Resumen muestra el potencial de ahorro por mes y por año, además del número de asignaciones sin usar, inactivas y deshabilitadas por cada licencia afectada. Los usuarios inactivos y deshabilitados se pueden desplegar para ver el nombre, el nombre de usuario y el último inicio de sesión (o «nunca»).
Datos de inicio de sesión para Microsoft 365
Para detectar usuarios inactivos, el registro de la aplicación necesita el permiso AuditLog.Read.All (Microsoft Graph, con consentimiento del administrador) además de Directory.Read.All. Sin este permiso, Contrixt solo muestra los hallazgos de inventario para Microsoft 365 — sin usar y deshabilitadas, sin análisis de inactividad.
La recomendación es una base para decidir, no una cancelación automática: usted decide, licencia por licencia, si y cuándo liberar las asignaciones sin usar, inactivas o de cuentas deshabilitadas.
Registro automático mensual
Los administradores pueden configurar cada integración para registrar los costes de licencias automáticamente el último día del mes como registros de costes reales, por centro de coste según la asignación de usuarios. Active la tarjeta Registro automático mensual en la pestaña del proveedor y elija la categoría para los registros; opcionalmente, un centro de coste para los usuarios sin asignar. Los registros aparecen en Registros con la fuente Licencia.